導入した出張管理システムが浸透しない！乗り換えの判断基準と具体策

なぜ出張管理システムは「使われなくなる」のか

「出張者が予約手配しやすくするため、コストを下げるため、業務効率化をするため」
出張管理システム（BTM）を導入したものの、現場で全く活用されないケースは少なくありません。使われなくなる背景には、明確な3つの原因があります。

【原因１】操作がしにくく、社員が使いこなせない

多機能すぎるシステムや、どこをクリックすれば手配できるのか分からない不親切な画面設計は、出張者のストレスを生みます。「自分で一般の予約サイトを使った方が早い」と現場が判断し、システムを使わず手配をしてしまっている場合が多くあります。

【原因２】既存のフロー・経費精算システムと連携できない

出張管理システムと、元々会社で使っているワークフローシステムとうまく連携できない場合、「2度手間」となりシステムの利用が遠のきます。また、経費精算システムや会計ソフトへ連携できない場合は、管理部門側の工数が減らず、導入のメリットが感じられなくなります。

【原因３】サポートやフォロー体制が弱い

導入後の操作説明会が不十分だったり、サポート体制が機能していなかったりすると、社員はシステムに対して不信感を抱きます。頼れるサポートやフォロースタッフがいないツールは、自然と敬遠されていきます。

コスト削減できない・逆に高くなる

「出張費を最適化できる」という見込みで導入したにもかかわらず、コスト削減効果を実感できない、あるいは以前より出張費がかさんでいる場合は、以下のことが考えられます。

検索できる航空会社・ホテルの数が少ない

主要大手航空会社（JAL・ANAなど）の航空券しか予約できない出張管理システムは多くあります。MCC（スカイマークなどの中堅航空会社）やLCC（ジェットスターなどの格安航空会社）が対象外になっており、一般サイトならもっと安い選択肢があるのに、システム縛りのせいで割高なチケットを買わざるを得なくなります。

システムの利用料・手数料が高い

多くの出張管理システムは、初期費用や月額固定費が0円で利用可能ですが、航空券やホテルを手配するたびに数百円〜数千円の「手配手数料」が課金される場合が多くあります。この手数料を契約前にしっかり把握していないと導入後に「こんなはずじゃなかった」というギャップが生まれる場合があります。

逆に管理部門の手間が増える

効率化のためにデジタル化を進めたはずが、バックオフィスの運用工数を増やしてしまっては本末転倒です。失敗している現場では、次のようなことが起きています。

デジタル化が中途半端

手配自体は出張管理システムで行えるものの、社内の「出張申請」や「稟議」は未だに紙の書類や別のチャットツールで行っているようなケースです。出張管理システムと社内運用の連携が取れておらず、結局管理部門が紙や申請書類の突出作業に時間を取られてしまいます。

立替精算がなくならず業務が二度手間

システムが特定の航空会社やホテルにしか対応しておらず、システムで予約できない出張サービスは、変わらず社員がカードや現金で立替払いしているケースです。管理部門は「請求書払いの処理」と「個人の立替精算の処理」の両方を並行して行うことになり、業務工数は減りません。

管理画面が使いにくい

管理部門が見る「請求明細画面」や「利用データ画面」の視認性が悪く、部署ごとの分析や経費仕訳作業に時間がかかるケースです。データの並び替えや一括ダウンロードがスムーズにいかないだけで、経理の工数は減るどころか増加していしまいます。

システムを変えるべきタイミングの見極め方

現在の運用に不満があっても、「せっかく導入したから」「初期設定が大変だったから」と使い続けていませんか？現在のシステムが自社に合っているか、乗り換えに踏み切るべきかを見極めるための4つのチェックポイントを解説します。

チェック①：出張のうち、システム経由の手配が何割あるか

まず確認すべきは現場の「利用率」を確認しましょう。
本来ならすべての出張手配がシステムを通して行われるべきですが、現場から「使いづらい」「一般サイトの方が安い」という声が出て、「利用率が5割を切ったシステムは、乗り換えの明確なサインです。

チェック②：導入前に比べて、管理部門の工数が減ったか

出張管理システムの目的の一つは、バックオフィスの業務効率化です。それにもかかわらず、システムの仕様が複雑で差し戻し作業が多発していたり、データのCSV抽出が使いにくく経費精算作業やデータ分析に時間がかかったりしていませんか？導入後も管理部門の手間や残業時間が減っていない、あるいはかえって増えているのであれば乗り換えを検討しましょう。

チェック③：一般の予約サイトと比べて、料金に不満がないか

出張管理システム内で予約できる航空会社がJAL・ANAなどの主要大手航空会社に偏っていたり、ホテルの検索結果が少なかったりしませんか？
幅広い選択肢から選べるシステムでないと、出張者は使いづらく、会社は出張コストの削減ができません。

チェック④：トラブルや困った時のサポート体制はあるか

操作や予約に対する問い合わせへの対応が不十分、またはフォロー体制が弱いと感じるのであれば、出張者も管理部門も不満があがります。また、サポートを外注している出張管理システムも多くあり、電話は繋がるけど回答が親切ではない、的確ではないなどの問題もストレスが溜まる要因です。

システム乗り換えは大変？費用と期間は？

システムの乗り換えを検討する際、管理部門にとって最も不安なのは「また膨大な導入費用がかかるのではないか」「社内設定や周知に何ヶ月も費やすのではないか」という点ではないでしょうか。
しかし、結論から言うと、現在の出張管理システムへの移行は想像以上にスムーズで、コスト負担もほとんどありません。

ピカパカ出張DXが乗り換え先として選ばれる5つのポイント

① 出張コストの最適化

複数の予約サイトを往復する必要はありません。システム内で航空会社やホテルを一括で横断検索・比較できるため、最安値がすぐわかり、最適な価格での予約が可能です。

→ ピカパカ出張DXで【出張コストを削減した企業のインタビューはこちら】

② 圧倒的な品揃え

出張メニューの品揃えが多いのもピカパカ出張DXの強みです。ANA・JALなどの主要航空会社はもちろん、スカイマークなどの中堅航空会社、LCC（格安航空会社）を含む国内航空会社12社、海外も含めると132社以上の航空会社の取扱いが可能です。全国の新幹線のチケットや全世界64万軒以上の宿泊施設も手配可能です。
航空券、ホテル以外も、新幹線、レンタカー、貸切バス、会議室、eSIM、ポケットWiFi、旅行傷害保険など、すべてオンラインで予約ができます。  → ピカパカ出張DXの【航空券の豊富さで導入を決定した企業のインタビューはこちら】

③ シンプルな操作性

シンプルで使いやすい予約画面で、マニュアルを読み込まなくても、PCやスマホから誰でも迷わず操作ができるため、管理部門のフォローアップや、出張者からの「使いにくい」という不満を抑えられます。

→ ピカパカ出張DXの【シンプルな操作性を評価している企業のインタビューはこちら】

④ 手配スタッフによる有人サービス

ピカパカ出張DXはオンラインシステムだけではなく、手配スタッフによるサービスにも自信があります。複雑な旅程で予約が面倒、ホテルが見つからない、ビザについて知りたいなど、お困りごとがあれば 出張手配歴15年以上のスタッフが手配をフルサポート します。
→ ピカパカ出張DXの【手配スタッフを評価している企業のインタビューはこちら】

⑤ 業務の効率化

経費精算システム（Concur Expense・楽楽精算・マネーフォワード クラウド経費）と連携 し、出張手配情報を自動で反映することで、出張後の精算処理がスムーズに行えます。手入力の手間やミスを削減し、業務効率と精度を向上させます。
→ ピカパカ出張DXで【出張者と管理部門の業務負担を軽減した企業のインタビューはこちら】

ピカパカ出張DXと他社システムを比較！

ピカパカ出張DXが選ばれる理由は、「初期費用の安さ」と「豊富な対応サービス」にあります。ここでは主要な出張管理システムの機能とサービスを比較してみました。

上記◎〇△✕は、公式サイトに記載のある情報より以下を基準として選定しています。
国内航空券：◎LCC含む10社以上の取扱い　〇3～9社の取扱い　△1～2社の取扱い　✕対応不可、または記載なし
国内宿泊　：◎3万件以上の取扱い　〇取扱い件数の記載がないが対応可　 ✕対応不可、または記載なし
新幹線　　：◎切符(紙)、チケットレス、QRコードに対応　〇切符(紙)の取り扱いなし、チケットレス、QRコードに対応　✕対応不可、または記載なし
海外航空券：◎100社以上の取扱い　〇取扱い件数の記載がないが対応可　△一部航空会社のみ　✕対応不可、または記載なし
海外宿泊　：◎50万件以上の取扱い 〇50万件未満の取扱い　△件数の記載がないが対応可　 ✕対応不可、または記載なし
経費精算連携：◎複数の経費精算データ連携あり　〇1社と経費精算データ連携あり　△連携について具体的記載はないが対応可　✕対応不可、または記載なし

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ピカパカ出張DXの費用

初期費用0円 で出張手配・精算業務を効率化できるのが「ピカパカ出張DX」です。 利用人数の制限・追加の課金はなく 、出張者が1名様から利用することが可能です。 最低利用回数や最低契約期間は設けていない ため気軽にスタートすることができます。
そのため、これまで社員数や業種・業界問わず、多くの企業様にご利用いただいています。

ピカパカ出張DXに関するよくある質問

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まとめ

出張管理システムは、ただ「システムを導入した」だけでは意味がありません。現場の出張者が使いこなし、同時に管理部門の工数削減と立替精算の廃止がされて初めて、その価値を発揮します。

もし、現在のシステムに対して「浸透していない」「逆に手間が増えた」という問題を感じているのであれば、他社システムへの乗り換えを検討してみましょう。