【元駅員が見た！】新幹線の「出張不正精算」の手がかりとは？企業が取り組むべき抑止策を解説

目次

• ▶ 元駅員がもやっ？とする、出張の不正精算の糸口
• ▶ 出張の不正精算を防ぐ一番の方法は？
• ▶ 個人のEX予約と、法人サービスは何が違うか？
• ▶ EX予約の運用ルールを決めて不正を防止する
• ▶ エクスプレス予約法人サービス×ピカパカ出張DXで一括後払い＆不正を抑止
• ▶ よくある質問
• ▶ 新幹線に不正乗車をしてしまうと
• ▶ まとめ

• ① きっぷを購入して領収書を入手後に払戻し きっぷを購入した際、領収書を発行・保管しておき、その後きっぷ自体は払戻して払戻金を横領。会社へはカラ出張（または不必要な交通費）をそのまま申請するパターンです。
• ② 高額な席・区間の領収書を入手後に割安商品へ変更 指定席やグリーン席を購入して領収書を発行した後、自由席や割引商品、短い区間へ変更して乗車。差額の返金額を横領し、会社へは変更前の虚偽の行程で申請する手口です。
• ③ 輸送障害（遅延）時の払戻金を申告せず横領 新幹線が大きく遅延した際などに発生する特急料金等の払戻金（現金）を窓口で受領しながら、会社へは払戻しがあったことを申告せずに個人で着服してしまう事例です。

• ① ICカードによるチケットレス乗車 個人のICカードに紐づけ、チケットレスで乗車ができます。紙のきっぷを発行しないため、きっぷを換金や払い戻しする不正が起きにくい状態を作れます。
• ➁ 利用履歴データの一元管理 「誰が・いつ・どの区間を予約し利用したか」がすべてデータに残ります。不正な払戻しやカラ出張の抑止に繋がります。
• ※エクスプレス予約法人サービス入会には、入会条件及びクレジットカード会社（（株）ジェーシービー）の与信審査があります。
• ③ 変更が直前まで何度でも手数料無料 出発前であれば変更が何度でも行えます。急なスケジュール変更にも柔軟に対応でき、出張者の利便性も大きく向上します。

• ① 領収書の発行後に「キャンセル」ができる 個人のEX予約では、WEBやアプリ上で簡単に領収書PDFを発行できます。社員が領収書を発行・印刷した後に予約をキャンセル（払い戻し）して、会社には発行済みの領収書を出して交通費を請求するという不正精算が容易にできてしまいます。
• ② 変更や払い戻し履歴が会社に見えない 「指定席を予約した領収書」を提出しておきながら、直前で「自由席」や安い時間帯に変更して差額を受け取るといった行為が可能です。会社側には個人のアカウント画面やクレジットカード明細を見る権限がないため、実際の乗車履歴や変更履歴を追跡できません。

• ① 会社一括決済により「立替精算」がなくなる 代金は個人のカードではなく会社の一括精算となります。仮にWEB上でキャンセル処理を行っても、返金は会社の口座・カードに戻るため、個人が窓口で払い戻し、現金を入手することができなくなります。
• ② 会社が「全社員の利用履歴」を一元管理・可視化できる 管理画面から「誰が・いつ・どの区間を・いくらで予約し、実際に乗車したか」というデータが確認できます。予約の変更履歴やキャンセル履歴もすべてログに残るため、虚偽の申請やデータの改ざんが判明しやすくなります。
• ③ 領収書チェックや手動の照合作業が不要になる 社員が領収書を発行して提出する精算プロセス自体がなくなるため、領収書を使った不適切精算のリスクが減ります。管理部門にとっても、手動での確認作業がなくなり、ガバナンス強化と大幅な業務効率化を同時に実現できます。

• ① 原則、紙のきっぷへの引き換えは禁止 「受け取りコードを発行し紙のきっぷに変える行為を会社として許さない運用」にし、原則としてICカード利用によるチケットレス乗車を義務付けます。
• ② 例外的に発券が必要な場合は「事前相談・申請制」にする 機器トラブルなど、どうしても紙のきっぷに引き換える必要がある場合は、事前に総務や管理部門へ相談・申請を行わせる運用にします。

• ① 新幹線・航空券・ホテル代を「1つの請求書で後払い」 エクスプレス予約法人サービスによる新幹線だけでなく、JAL・ANAなどの航空券、全国のホテル宿泊費もすべてまとめて、ピカパカ出張DXからの月1回の請求書による一括後払いに一本化できます。支払い、精算業務の効率化になります。
• ② 新幹線の予約状況がピカパカ出張DX上で把握できる ピカパカ出張DXの管理画面で、新幹線の予約状況を確認できます。会社が予約状況を把握できるという状況をつくることで不正精算を抑止することができます。
• ③ 年会費なし、おトクな会員価格 ピカパカ出張DXで対応可能なプラン※は、年会費不要、クレジットカードの発行なく、1年中いつでもおトクな会員価格で指定席を利用可能です。※ピカパカ出張DXで対応可能なプランは、E予約専用とE予約専用ライトの2つのプランです。詳しくは以下あわせて読みたいをご覧ください。

さらに不正抑止の運用方法を知りたい方は
ピカパカ営業担当へご相談ください

貴社の出張規定やご希望に合わせた最適な防犯運用ノウハウをご提案いたします。

A. 社員からの反発を防ぎ、社内提案（上申）をスムーズに通すには、「管理部門のコンプライアンス強化」と「社員側のメリット」をセットで提示することが最も効果的です。
・高額な立替精算がなくなる
・出張後の経費精算手続きがラクになる
・操作方法は変わらない
一斉に切り替えではなく、まずは「出張頻度の高い部署」や「管理部門」から先行して使用してみるのも一つの手です。

A. 従来の「領収書の原本提出」を必須とする規程がある場合は、「出張管理システム上の予約・利用履歴データをもって領収書に代える」という旨の記述に変更することをおすすめします。

• 3倍の支払い（運賃＋割増金） 旅客営業規則に基づき、乗車した区間の正規運賃・料金と、その2倍に相当する割増金を合わせた合計3倍の金額を支払う必要があります。
  【参考】JR旅客営業規則（抜粋）

  第264条（乗車券の無札及び不正使用の旅客に対する旅客運賃・増運賃の収受）
  旅客が、次の各号の1に該当する場合は、当該旅客の乗車駅からの区間に対する普通旅客運賃と、その2倍に相当する額の増運賃とをあわせ収受する。
  ※第267条により急行券・特別車両券（特急料金・グリーン料金等）にも本規定が準用されます。
  参考：JR東海 旅客営業規則（公式サイト）

• ① 鉄道営業法違反や詐欺罪の適用 鉄道営業法違反（2万円以下の罰金または科料）に加え、悪質と判断された場合は刑法上の詐欺罪（10年以下の懲役）が適用される可能性があります。
  参考：鉄道営業法 第三章 第二十九条
• ② 企業の信用失墜につながるケースも 不正乗車で警察へ引き渡された場合、所属企業への連絡や事件化により、企業自体の社会的信用失墜へつながる重大なリスクがあります。