COLUMNピカパカ出張DXコラム
出張管理はどうすべき？いますぐ出来る出張管理5つのステップ
「出張管理を徹底してください」と言われても、具体的に「どこまで、何を」管理すれば良いのかわからない、ということはありませんか？本記事では、出張管理において管理者が押さえるべきポイントを整理し、単なる「出張手配の管理」に留まらない、安全配慮義務や内部統制までを網羅した「出張管理体制」の作り方を詳しく解説します。
目次
出張管理の基本：そもそも何を管理すべきか？
予約方法の管理
まずは出張の予約方法をしっかり管理しましょう。以下のポイントをチェックしてみてください。
- ● 予約方法が社内で統一されているか：
社員がそれぞれ使い慣れた予約サイトでバラバラに手配していませんか？手配先が分散していると、データの集計や実態把握に多大な時間を要してしまいます。 - ● 社員に立替払いをさせない仕組みになっているか：
高額な航空券や宿泊費を社員に立て替えさせることは、社員の経済的・心理的な負担になります。法人一括精算を導入し、個人の持ち出しをゼロにする仕組みが必要です。 - ● 出張稟議と手配の紐付けができているか：
社内稟議の申請内容と、実際に手配された予約内容を突合する作業は「見えない手間のかかる時間」です。システム上でこれらが自動で紐付く状態が理想的です。
コストの管理
単なる「事後の支払い確認」ではなく、予約前の段階でコスト意識を持たせる仕組み作りが重要です。
- ● 出張費用を抑えるように工夫しているか：
少ない選択肢からしか選べていないのであれば、出張費用の削減を促す管理ができません。幅広い宿泊先の選択肢と、航空会社はLCCや中堅航空会社（MCC）を含めた幅広い比較ができる環境を整える必要があります。
社内規程の管理
ルールが守られているかをチェックするだけでなく、ルールを形だけにさせないための運用方法を検討します。
- ● 旅費規程内に収まっているか：
旅費規程違反は予約後や精算段階で発覚することが多く、後の修正や再申請は出張者・管理者の双方にとって大きな負担となります。予約段階で規程内か判別できる状態を目指しましょう。
リスクマネジメントの管理
社員が会社を離れて活動する出張時こそ、企業の「安全配慮義務」を問われる場面が多くなります。
- ● 出張行程や宿泊先を把握しているか：
自然災害やテロ等が発生した際、即座に出張者の宿泊場所を特定し、安否確認を行える状態は危機管理の最低条件です。 - ● 緊急連絡体制は整っているか：
現地でのトラブルに対し、会社としてすぐに指示・サポートを出せる窓口やフローが確立されているかを確認します。
業務の効率化の管理
管理部門の業務を圧迫する「手作業」を排除し、より付加価値の高い業務へ時間をシフトさせます。
- ● 精算の工数が業務の負担になっていないか：
出張精算書、領収書の回収や入力、不備の差し戻しといった事務作業に追われ、本来注力すべき業務に手が回っていないのであれば、業務のやり方を検討すべき時期です。
管理者
「出張管理」は出張の始めから終わりまで多岐に渡ります。出張者の利便性を保ちつつ、会社としてのフローの徹底やガバナンス統制をいかにしっかり行うかが重要です。
出張が多い企業が抱えやすい悩み
手入力・アナログ作業の限界
大量の出張データを手入力でエクセルやスプレッドシートに入力し管理している、作業に時間がかかっている会社は多くあります。数が増えるほど入力ミスが発生しやすくなり、確認作業にも時間を要します。また、領収書を一点ずつ目視で確認し精算書類に入力するようなアナログ作業は管理部門の業務を圧迫します。
人事異動による社員の登録の工数
退職者のアカウントが残ったままになっていたり、異動前の古い部署コードで請求が上がったり、組織の変化に管理体制が追いつかないと、出張管理が困難になります。
出張データの把握ができない
「いつ、どのくらいの金額が、どの出張に使われているのか」「なぜ出張コストが高くなったのか」「どう改善すべきか」といった出張動向の分析ができていない会社は多くあります。アナログな出張管理のままだと把握・分析まで手が回らず、次年度の旅費規程改定やコスト削減に向けた対策ができません。
不正出張の発生
社員に立替精算をさせていると、実際には出張に行っていないのに、行ったと見せかけて交通費や宿泊費を会社に請求しお金を会社から受け取る「不正出張、カラ出張」が発生しやすくなります。管理部門は出張者が不正ができない仕組みを作ることが必要です。
→ 関連記事：カラ出張の手口と対策を徹底解説！宿泊・新幹線の不正を防ぐ「仕組み作り」の重要性いますぐ出来る出張管理の5つのステップ
出張情報の集約
まずは出張に関する情報を分散させず、一元管理することが重要です。出張申請時には必要情報の提供を統一させ、 出張内容が一覧で把握できる状態を整えましょう 。管理部がリアルタイムで状況を確認できる仕組みが理想 です。
- ● 最低限管理すべき項目
・出張者名／所属部署 ・出張目的／訪問先 ・日程（出発日・帰着日） ・交通手段（航空券・新幹線など） ・宿泊先（ホテル名・所在地） ・予約内容（便名・予約番号など） ・概算費用（交通費・宿泊費・その他）
出張旅費規程の改定
規程の見直しも大切な出張管理の一つです。数年前から更新されていない古い規程のままでは、現在の宿泊相場や航空運賃の変動に対応できず、結果として出張者の不満が溜まりやすくなります。
出張者への周知徹底
出張管理を構築するにあたり、出張者へのルール周知徹底は必須です。 「管理＝監視・制限」というネガティブなイメージを払拭 し、出張者がより快適に出張でき、業務に集中できる環境作りであることを強調します。
出張実績・精算の管理
出張後は、出張実績データを正確に残すことが重要です。費用を項目ごとに整理し、出張単位・部署単位で紐づけて管理します。これにより、コストの妥当性チェックや削減余地の把握が可能 になります。月次・部署別などで集計できる状態にしておくと、継続的な改善にもつながります。
- ● 最低限管理すべき項目
・出張者名／所属部署 ・出張期間／出張先 ・交通費（実績金額・利用手段） ・宿泊費（宿泊日数・単価） ・その他費用（食事・タクシー・雑費など） ・合計金額 ・領収書の有無／添付状況 ・承認ステータス（申請・承認・差戻し）
危機管理マニュアルの作成
出張中のトラブルに備え、事故・災害・体調不良・盗難などのリスクごとに対応手順を整理しておきましょう。会社は出張者の安全に配慮する義務があるため、 出張者が「いつ・どこにいるか」を把握する ことで迅速な対応に繋がります。
最低限、以下の項目は明文化しておくことが重要です。マニュアルがあることで緊急時でも迷わず対応でき、被害の最小化と従業員の安全を確保します。
- 緊急連絡先（社内・保険・大使館）
- 初動対応フロー
- 安否確認の方法
- 出張継続・中止の判断基準
出張管理は、手配・申請・精算・安全管理など業務範囲が広く、手間がかかり負担も大きくなりがちです。それでも、コスト管理や従業員の安全確保の観点から、適切に運用することが欠かせません。
管理者
これら5つのステップを簡単に実現するのが「出張管理システムの導入」です。バラバラだった出張手配や煩雑な精算業務を一つのプラットフォームに統合することで、出張管理がしやすくなります。
出張管理を「楽にする」ための具体的な方法
出張管理を「楽にする」出張管理システムの導入を検討するならピカパカ出張DXがおすすめです。「楽にする」以下ポイントを説明していきます。
立替精算をなくし、予約方法を統一させる
「ピカパカ出張DX」は、操作しやすく見やすい画面で新卒からベテラン社員まで年代を問わず、簡単に予約が可能です。法人一括精算ができるので、出張者は立替精算をする必要がありません。
幅広い選択肢で出張コスト削減する
国内外の航空券132社、ホテル64万軒をシステム上で予約ができます。LCC（格安航空会社）やMCC（中堅航空会社）も横断検索できるため、比較検討の時間をかけずに、最安値プランを選ぶことができます。
リアルタイムで旅程を把握する
予約が完了した瞬間にシステム上にデータが保存されるので、管理者が旅程を把握しやすくなります。また出張中「現在、どこに誰が滞在しているか」がひと目で分かるため、有事の際の安全管理のスピードが向上します。
経費精算システムと連携し業務を効率化
マネーフォワードや楽楽精算などの主要な経費精算ソフトと連携。手入力による仕訳作業の手間を省き、ミスのない会計処理と月次締め作業の短縮を実現します。
出張データがわかるので出張動向や利益管理も
予約時に「事業部コード」や「社員コード」を紐づけることで、部署ごとの月次コストを自動で集計。正確な出張動向データを元にした利益管理や、経営会議への迅速なレポート作成が可能になります。
社員への周知には説明会実施と掲示板機能
システムを入れるだけでなく、現場に浸透させるところまでサポートします。経験豊富な専任担当者が社内説明会を実施し、導入時の不安を解消。またシステム内の掲示板機能でルールをいつでも確認できるサービスもあります。
出張管理をしっかりと、効率的に
ピカパカ出張DXに問い合わせ・資料請求をするまとめ
出張管理をしっかり行うことは、ムダなコストを削るだけでなく、社員の安全を守り、不正を防ぐ「会社の健全な仕組み」を作ることにつながります。
これまでのアナログなやり方を見直し、最新のシステムと今の時代に合ったルールを組み合わせることで、管理部門も出張者もストレスのない環境を作ることができます。できるところから少しずつ改善を始めてみましょう。