管理部門様必見！出張管理システムで出張の管理・見える化が実現

 

出張手配方法に取り決めがないと…

出張の手配方法に取り決めがなく、バラバラに手配していると複数の問題が発生してくる可能性があります。
今回はその中から出張手配システムで解決可能な問題をいくつか紹介します。

 

出張の見える化が実現

出張手配システムで手配をすることで、出張者の出張情報の確認が可能になります。
出張手配者が適正価格の出張を申し込んでいるのか。そもそも規定内の出張手配なのか。
経費として会社のお金で出張をしている以上、適正な価格であるに越したことはありません。
また、そもそも従業員が出張を偽造していないか。カラ出張をしていないか。出張手配サービスを利用することで
、出張手配及び経費の可視化がされます。

 

コストの適正化

出張者が自由に申し込みをしていると、本当にその金額が適正な価格なのか？
出張コストをもう少し抑えることはできないのか。疑問に思うこともあるかと思います。
また、出張を出張管理システムに集約することで、企業の管理部門側で出張者の出張を把握することができます。
出張費用が適正な価格であったのか、従業員が規定外の出張手配をしていないか。管理部門側で従業員の方の出張を把握することに繋がります。

 

出張の検索工数・時間がかかる

出張の検索システムが統一されていない場合、出張の申込みに意外と時間を取られている可能性もあります。
仮に航空券とホテルを申し込む場合、まず航空券の検索を申し込む際、サイトAでフライトを検索します。
ここで良いフライトが見つからない場合、サイトBでフライトを検索します。ホテルも同様に条件に合う
ホテルを探すとなると複数のサイトを見比べることになります。1つの出張の移動・宿泊の申込みに複数の
サイトを比較することになり、結果として時間が想像以上にかかることになるでしょう。


 

出張手配システムの利用で出張関連業務の簡素化が可能に

 

法人一括精算により、煩雑な領収書の管理が簡単に

出張者がどういったルートで出張するのか。どこに泊まっているのか。金額がいくら発生しているのか。
出張者の出張情報を把握したいという管理部門の方も少なからずいらっしゃるでしょう。
この悩みを少なからず抱えているようであれば、問題解決ツールとして出張手配システムの導入を検討するべきでしょう。
出張者の出張情報・金額を把握が可能となり、管理部門の方のお助けツールとなるでしょう。

 

出張者個人の立替も不要に

出張費用を出張者が個人で立替をしていると、管理面の不安もありますが、同様に出張者にも負担がかかっている可能性があることも忘れてはいけません。
数百円、数千円の立替金額であれば、負担も大きくはないと思われますが、出張費用となると、数万円場合によっては数十万円となることも少なくありません。
立替金額が大きくなりがちな出張費用こそ個人の立て替える金額を減らし、法人払いにする必要があると言えるでしょう。


 

出張の管理・把握が可能に

 

出張者の出張情報の把握につながる

出張者がどういったルートで出張するのか。どこに泊まっているのか。金額がいくら発生しているのか。出張者の出張情報を把握したいという管理部門の方も少なからずいらっしゃるでしょう。
この悩みを少なからず抱えているようであれば、問題解決ツールとして出張手配システムの導入を検討するべきでしょう。
出張者の出張情報・金額を把握が可能となり、管理部門の方のお助けツールとなるでしょう。

 

出張者の意識づけにもつながる

出張者各個人が出張を手配すると、少しの気の緩みから出張規定外の出張を手配してします可能性も少なくありません。
出張管理システムの導入で会社側で出張情報を把握していることを出張者へ意識させることができ、出張者の出張規定の順守も意識させることが期待できます。



 

出張コストの削減も可能に

 

出張者にすべて任せて自由にしてしまうと

出張者に自由にさせすぎてしまうと、前述にも述べた、出張規定外の出張や適正価格ではない出張が発生する可能性もあります。
きちんと従業員へ出張規定・ルールを順守させる。出張手配システムでは従業員への意識づけの面からコストの適正化を図ることが可能となります。

 

比較検索が可能に

出張管理システムでは複数の航空会社・ホテルを取り扱っているケースが多く、複数の選択肢の中から目的に一番適したフライトやホテルなどの申し込みが可能となります。
また、金額を重視する際は、一覧検索して安いものを選ぶことで、結果としてコストを意識した出張管理が可能となります。

 

オリジナルの料金設定をしている出張手配システムがあることも！

全ての出張手配システムに備わっているわけではありませんが、独自のレートで商品を販売している出張手配スステムも少なくありません。
ホテルと独自契約をしており、ホテル料金が安く利用できる出張システムやオリジナルの料金設定で割引きの効いた航空券を販売している
出張管理システムなど、多種多様に存在するでしょう。企業ごとに重要視するサービス・商品は異なるため、それぞれ企業にあった出張管理システムを選ぶことをおすすめします。



 

最後に

今回は出張手配システムを利用することで得られる特徴、解決可能な問題をいくつか紹介しました。
出張の取り決めや手配方法など、気にする機会がなく、見落としがちなポイントもいくつかあるかと思います。
しかし、出張費用は金額としても高いため、改善することで企業のコスト削減に繋がります。
また、これまで発生していた出張に関する管理工数や手配時間を簡素化することも可能となり、間接的なコストの削減にも繋がるでしょう。

その中でも、ピカパカBTMでは法人一括精算となるため、従業員の方の出張費用の立替が発生せず負担も減るでしょう。
また、月一の後払いでの請求となるため、管理部門の方の管理も楽になります。
また、お得な国内航空券の販売も行っており、出張費用の削減も期待できます。ぜひ選択肢の一つに入れてみてはいかがでしょうか！