海外出張手配における難航ポイント3選！！

 

海外出張手配における難航ポイント3選

 

ポイント1：航空券の手配

海外出張において、航空券の価格は大きな費用の一部を占めます。
航空券の料金は、航空会社や搭乗クラス、出発日時(曜日)、予約時期、経路や変更取消規定
無料受託手荷物の量などによって大きく異なります。

また、出張先での会議や商談などのスケジュールに合わせ、フライトを選ぶ必要もあります。
スケジュールは悪天候やアクシデントなどが発生する可能性を考慮した上で調整することが
重要です。ギリギリの時間での計画だと、万が一、何かトラブルがあったときの対応ができ
なくなってしまう可能性もあるためです。

あわせて、乗り継ぎ便を利用する場合には、予期せぬ遅延などによって乗り継ぎに間に合わ
ない可能性があるため、余裕をもったフライトを手配する必要があります。乗り継ぎ先の
空港での移動や手続きがスムーズに行えるかどうかも確認する必要があります。
特に異なる航空会社を利用する場合は、乗り継ぎ手続きや預け荷物の受け取り方法に差異が
ある場合があるため、注意が必要です。

さらに、航空券の変更やキャンセルには手数料がかかる場合があるため、予約前に航空券の
規定を確認することも重要です。
これらの要素を調整しながら、最適な航空券を確保するには大きな時間と労力を要します。

 

ポイント2：ホテルの手配

海外出張では、宿泊施設の手配も欠かせません。ホテル代金も出張費用の大きな部分を占めます。
ホテルの価格は、立地やグレード、設備、宿泊時期、予約時期、取消規定によって大きく変動します。
特に見本市などが開催されている場合、通常時の数倍まで価格が高騰し、変更払戻不可プランしか設定がないことも多いです。

また、宿泊する都市やホテルによっては現地でホテルに直接、シティタックスやアメニティー
フィーの支払いが必要になることもあり、トータルの宿泊費用が想定より高くなることも
多々あります。昨今は物価上昇や人手不足による価格高騰もあり、予算の範囲内での手配が
難しいことが増えています。

あわせて、ホテルの立地も出張スケジュールや目的に合わせて選択する必要があります。
効率的な出張のため、目的地周辺のホテルを手配するのが望ましいですが、出張先の
交通事情やアクセス方法を考慮することも重要です。公共交通機関が充実している
場合には、目的地から多少離れたエリアでの宿泊で費用をおさえることも可能です。
このように、予算との兼ね合いで最適なホテルを手配することは難航が予想されます。

 

ポイント3：査証の手配

出張先の国によってはビザや電子渡航認証を事前に準備する必要があります。
渡航者の国籍や、ビザの種類によって、必要書類や手続きが異なり、申請書類や手続きの方法を理解する必要があります。

また、査証申請に必要な書類や手続きが、日本語に対応していない場合もあります。
外国語に不慣れな場合には、申請が困難が伴います。なお、申請に必要な書類の取得に
時間や費用が掛かる場合もあり、書類の不備や不足により申請が却下された場合には、再度
申請を行う必要があるため、急な出張の場合や、査証申請の期限が近い場合は査証の取得が
困難な場合があります。
そのため査証手配は出張の手配の中でも比較的困難な部分であるといえます。

 

まとめ

このように出張先への航空券やホテルの選定には、多くの時間と労力が必要です。
安価な航空券やホテルの検索に、複数の航空会社や旅行代理店などのオンラインサイトを
比較するのは、非常に手間がかかるため面倒だと感じることも多いでしょう。

旅行会社には、海外出張に関する専門的な知識や豊富な経験があります。
旅行会社は、出張者の要望や予算に合わせたプランを提案できるため、出張者が手配にかける
時間や手間を最小限に抑えることができます。出張の手配のために時間を取られ、本来の
業務に集中できずに業務効率が低下してしまうこともなくなります。
ご自身で直接お手配をしている場合には、旅行会社の活用も検討されてみてはいかがでしょうか。

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