COLUMNピカパカBTMコラム

冷静に対応したいホテルのオーバーブッキング時の対処

2023.08.14


 

「オーバーブッキングのためお部屋がありません」!?

はるばる飛行機に乗り、やっとホテルに到着。
するとフロントの方に「オーバーブッキングのためお部屋がありません」と言われたら、どうしますか?

「毎回予約の確認書も持参し、ミスがないようにしている。まさか自分にかぎって、そんなことは起こり得ないだろう」なんて思っていませんか。いくらあなたが予約をきちんと入れていても「オーバーブッキングで部屋が用意されていない」という事態は起こり得ます。

そこで今回は、ホテルでオーバーブッキングと言われた際の対処方法についてお伝えします。
 

まずは状況確認をする


ちゃんと予約したはずなのに、いざホテルに到着して「お部屋をご用意できません」と言われたら、誰でも驚くことでしょう。

何度も来ている慣れた土地ならまだしも、初めて訪れる出張先、まして海外でとなると「どうすればいいの?」と頭が真っ白になってしまいそうですよね。

ですが、しっかり予約手続きをしており、あなたに落ち度がない場合は慌てる必要はありません。まずは状況を把握するために落ち着いて、ホテル側に説明を求めましょう。ここでポイントになるのが「私はしっかりと予約した。予約確認書もある!それなのにどうして部屋が用意されていないんだ?」という風に喧嘩腰になったり、声を荒げたりしないということ。あくまでも冷静に、対応してくれる方の説明に耳を傾けましょう。

 

 

自分の希望を伝える


相手の説明を聞いたら、次はあなたの意思を伝えましょう。オーバーブッキングの際は、近くの同グレードのホテルに案内されるケースが多いのですが、納得のいくホテル・ステイをするため、そしてモヤモヤした気持ちで出張をこなすことにならないためにも、しっかりと条件の交渉を行いたいですね。

特に「商談もこのホテルのロビーやカフェで予定していた。仕事上、どうしてもこのホテルでないと困る」というような場合は、その旨を丁寧に伝えることが大切です。 場合によっては予約した部屋とは別のタイプの部屋なら空いており、そちらへ案内してもらえるということもあります。このようなケースで部屋がアップグレードする場合、大抵は無料、ダウングレードしてしまう時は、差額を返金してもらえることが多いようです。

ですが、やはりどうしても部屋が確保できないこともあります。その場合は仕方がないので、諦めて代替ホテルへ案内してもらいましょう。ただし、あとでトラブルになったり嫌な思いをしたりしないためにも、提案を受け入れる前にホテルの情報や宿泊条件などをしっかりと確認することが重要です。

運が良ければ、予約していたホテルよりもグレードが高いホテルへ無料で案内していただけることも。ですが、ホテルのランクがダウングレードしてしまうという場合は、差額の返金は可能かなど、納得のいく提案を求めましょう。

 

 

その他の確認


代替ホテルへ移動することが決まったら「ホテルまでの移動はどうするのか?」「移動費などが発生する場合は負担してもらえるのか?」など、気になる点をまとめて交渉・解決してしまいましょう。またオーバーブッキングによって別のホテルの手配が必要となった際に発生した通信費なども、場合によっては支給してもらえることがあります。

 

 

ビジネスマンらしく冷静に交渉

それぞれの対処方法に共通することは、オーバーブッキングというホテル側の都合によるトラブルだとはいえ、ビジネスマンらしく冷静に交渉することが大切という点です。
そして、無事に納得のいく滞在先が決まったら、対応してくれたスタッフの方に感謝の言葉も忘れずに伝えたいですね。

 

 

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