COLUMN出張お役立ちコラム
【無料テンプレダウンロード】出張旅費規程の作り方・見直し手順ガイド
「出張旅費規程を長らく見直ししてない」「今の相場に合っているのだろうか」と不安を感じている経営者や管理部門に向けて、本記事では、出張旅費規程の基礎知識から見直しの必要性、実務でそのまま使える条文サンプルや運用方法までわかりやすく解説します。
この記事でわかること
- 出張旅費規程に含めるべき内容とは？
- 出張旅費規程のNG例、OK例
- 出張旅費規程の無料テンプレート
- 規程通りの予約を徹底させる解決策
・規程の利用にあたって万が一問題が起きた場合でも当社では一切の責任を負いかねますのでご了承ください。
目次
- 01. なぜ今、出張旅費規程の作成や見直しが必要なのか
- 02. 出張旅費規程とは？主に何が書かれている？
- 03. 出張旅費規程を見直すにはどこに注目すべき？
- 04. 出張手当（日当）・宿泊費の相場一覧
- 05. そのまま使える！出張旅費規程のテンプレート
- 06. 規程を作っても上限額を超えた出張予約にお困りの場合
- 07. ピカパカ出張DXの「旅費上限設定機能」がおすすめ
- 08. まとめ
なぜ今、出張旅費規程の作成や見直しが必要なのか
何年も同じ出張旅費規程を使用していませんか？古い規程のまま運用を続けていては、さまざまな実務上の不都合や出張者の不満が生じています。今、規程を見直すべき主な理由は以下の3点です。
出張旅費規程の見直しが必要とされる3つの理由
1. ホテル宿泊費の高騰
都市部を中心としたホテル価格上昇により、従来の宿泊上限額では適切なホテルに宿泊できず、従業員が差額を自己負担する事例が多発しています。物価に合わせた金額の見直しが必要です。
2. 役職による利用クラスの見直し
新幹線のグリーン車や飛行機のビジネスクラスを利用できる役職が古いままで、現在の組織構造に合っていないケースが見られます。役職ごとの明確な区分や、長時間移動における特例ルールを再定義する必要があります。
3. 出張手当（日当）の相場の把握
規程制定時のままの日当が現在の相場とかけ離れていると、社員の不満につながったり、税務調査で不相当として指摘されるリスクがあります。
監修者:勝間
監修者のワンポイントアドバイス：
規程の見直しは従業員の不満解消が基本となりますが、企業・社員双方の節税メリットにつながる重要な施策です。
出張旅費規程とは？主に何が書かれている？
出張旅費規程とは、従業員が出張する際にかかる費用の支給基準や申請・精算手続きを明確に定めた社内ルールのことです。
労働基準法上の「就業規則」の付属規程として位置づけられ、正しく作成・運用することで会社と従業員双方にメリットをもたらします。
出張旅費規程に書かれている主な4つの基本要素
- ・適用範囲と定義
- ・支給額（日当、宿泊費、交通費など）
- ・出張手続きと精算ルール
- ・例外規程
細かく分類すると以下の通りです。
出張旅費規程を見直すにはどこに注目すべき？
自社の出張旅費規程を見直す際、「条文のどこをどう変えれば良いのか分からない」と悩む管理部門担当者は少なくありません。自社の現状や実務に合っているか、以下の6つの注目ポイントに沿ってチェックしてみましょう。
ポイント 1 出張手当（日当）の金額と支給条件
日当の額が設立当時のままではないか、出張の条件（距離・時間）を確認します。
「出張手当（日当）・宿泊費の相場一覧」
第〇条 出張手当は、出張の都度、会社が定める額を支給する。（※金額が明記されていない）
第〇条 片道距離100km以上の移動を伴う出張に対し、別表1に定める日当を支給する。
ポイント 2 宿泊費の上限設定と相場
定額支給のままになっていて高騰するホテルの実費と乖離していないか、物価高騰に対応できる上限額・例外規程になっているかをチェックします。
第〇条 宿泊費は一律1泊7,000円を定額で支給する。（※都市部の価格上昇に対応していない）
第〇条 宿泊費は別表2の上限額の範囲内で実費を支給する。ただし、やむおえず上限額を超える場合は事前の承認を得て実費全額を支給できる。
ポイント 3 交通機関の座席クラス利用条件
新幹線のグリーン車や航空機のビジネスクラスの利用条件が、現在の組織体制や乗車時間に沿っているか見直します。
第〇条 管理職以上の出張においては、必要に応じてグリーン車を利用できる。（※判断基準が曖昧）
第〇条 航空機の利用クラスは原則普通席（エコノミー）とする。ただし国際線で片道〇時間以上の搭乗を伴う場合はビジネスクラスの利用を認める。
ポイント 4 前乗り・後泊の取り扱い
訪問時間や交通スケジュールの都合による「前乗り」「後泊」の費用負担や日当の支給ルールが定義されているかを確認します。
第〇条 出張に際し前日移動を行った場合であっても、宿泊費および手当の支給対象は原則として出張日の当日のみとする。
第〇条 業務上の理由により前日移動を行う場合は、事前申請のうえ承認を得ることで、移動にかかる交通費および宿泊費を支給する。
ポイント 5 出張に併せた「私的滞在（延泊）」
出張の前後に個人的な休日（観光等）を組み合わせる場合の、交通費・宿泊費の切り分けルールが明記されているかを見ます。
第〇条 出張期間中の私的滞在は一切認めない。（※柔軟な働き方の阻害）
第〇条 事前承認を得て出張に併せ私的滞在を行う場合、往復交通費は会社負担とし、滞在期間中の宿泊費および手当は自己負担とする。
ポイント 6 申請・報告手続きと書類保管ルール
税務調査で否認されないため、「いつ、だれが、何の目的で出張したか」を客観的に証明する手続きが義務付けられているか確認します。
第〇条 出張完了後、領収書を添えて速やかに費用を精算しなければならない。（※報告書の提出なしでは税務指摘の原因になりえる）
第〇条 出張者は帰任後〇日以内に所定の出張報告書および領収書等の関係書類を添付し精算手続きを行わなければならない。
出張手当（日当）・宿泊費の相場一覧
規程を新設・見直す際に最も重要なのが「世間の相場感」です。不自然に高額な手当を設定すると税務調査で否認されるリスクがあるため、日本企業の一般的な基準値を把握しておきましょう。
国内出張の支給相場（日額平均）
| 区分 | 日当（日帰り） | 日当（宿泊伴う） | 宿泊費上限 |
|---|---|---|---|
| 役員 | 3,000円〜5,000円 | 4,000円〜6,000円 | 12,000円〜15,000円 |
| 管理職 | 2,000円〜3,000円 | 2,500円〜4,000円 | 10,000円〜12,000円 |
| 一般社員 | 1,500円〜2,500円 | 2,000円〜3,000円 | 9,000円〜11,000円 |
監修者:勝間
監修者のワンポイントアドバイス：
日当や宿泊費の設定額は、同規模・同業界の他社相場と比べて極端に高すぎないことがポイントです。また、東京や大阪などの都市部と地方ではホテル代に大きな差があるため、地域別に上限額を分けて設定するのも実務的で有効な方法です。
そのまま使える！出張旅費規程のテンプレート
自社の出張旅費規程の作成や見直しをスムーズに進められるよう、実務で使える「国内出張旅費規程のテンプレート（Wordファイル）」をご用意いたしました。金額や数値部分を編集するだけで、簡単に規程の作成・改定が完了します。ぜひご活用ください。【国内出張旅費規程（サンプル抜粋）】
第1条（目的）本規程は、就業規則第〇条に基づき、社員が社命により出張する場合の旅費に関する取り扱いを定める。
第2条（適用範囲）
本規程は、全役員および全正社員・契約社員に適用する。
第3条（出張の定義）
本規程において出張とは、通常の勤務地を離れ、目的地までの片道距離が〇〇km以上の場合をいう。
第4条（旅費の種類）
旅費の種類は、鉄道賃、航空賃、宿泊料、および出張手当（日当）とする。
第5条（出張の手続き）
出張を行おうとする者は、あらかじめ出張申請書を提出し、所属長の承認を得なければならない。
第6条（鉄道賃・航空賃）
鉄道賃および航空賃は、最も経済的かつ合理的な通常の経路および方法による実費を支給する。
2. 航空機の利用クラスは原則として普通席（エコノミー）とする。
第7条（宿泊料）
宿泊料は、別表に定める上限額の範囲内で実費を支給する。
2. 渡航先の特殊事情等により上限額を超過する場合は、事前に所属長の承認を得ることで実費全額を支給できる。
第8条（出張手当・日当）
出張者に対しては、別表の定めに基づき、出張日数に応じた出張手当（日当）を支給する。
第9条（旅費の精算）
出張者は、帰任後〇日以内に所定の出張報告書に領収書等の必要書類を添付し、旅費の精算を行わなければならない。
第10条（前乗り・延泊の特例）
業務上の必要性により前日移動（前乗り）を行う場合、または事前承認を得て出張前後に私的滞在を行う場合の費用負担については、別途会社の定める基準による。
出張旅費規程のテンプレート（Word形式）
出張旅費規程テンプレートを無料でダウンロードする規程を作っても上限額を超えた出張予約にお困りの場合
規程を作ったにもかかわらず規程外の予約や申請が多発する場合、出張者へ「ルールを徹底して覚えなさい」と周知を繰り返すだけでは不十分です。人間である以上、確認漏れや誤解による手配ミスを完全に無くすことは難しいからです。
管理部門が目指すべきゴールは、出張者が意識しなくても、規程に沿った選択肢しか選べない状態をシステムで自動的に作ることです。
監修者:勝間
出張者に規程を細かく覚えさせるのは現実的ではありません。
管理部門ができる解決策は、手配の仕組みそのものをシステムで制御することです。
目視チェックや差し戻しをゼロにする「出張管理システムの導入」が最も確実です。
ピカパカ出張DXの「旅費上限設定機能」がおすすめ
出張管理システム「ピカパカ出張DX」なら、役職や部署ごとの旅費規程に合わせた座席グレードや金額上限を設定できる「旅費上限設定機能」を搭載しています。規程外の予約を未然に防ぐ具体的な仕組みをご紹介します。
監修者:勝間
上限を超えた選択肢は、予約画面に最初から表示させない。
これが規程外の予約を物理的に発生させない決定的な解決策です。
旅費上限設定機能
ピカパカ出張DXの「旅費上限設定機能」では、役職・部署・プロジェクトチームごとにグループを作成し、それぞれに合致した表示権限や上限金額を個別設定できます。
1. 国内航空券
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「役員にはファーストクラスやプレミアムクラスを表示し、一般社員には普通席のみを表示させる」といった制御が可能です。対象外の席種を表示させない設定により、規程違反の予約を自動的に遮断します。
2. 国内ホテル
ホテル手配では、役職別の設定に加え、都道府県やエリアごとに上限金額を細かく制御できる点が特徴です。
「東京は15,000円まで、地方は10,000円まで」といった貴社独自の宿泊規程に完全対応します。
3. 新幹線
新幹線手配でも、自由席・指定席・グリーン席の表示／非表示を役職別に制御できます。非該当の社員にはグリーン席の選択肢自体を出さないため、誤予約や確認・差し戻しの手間を解消します。
旅費規程の自動制御で差し戻しゼロへ
出張管理システム「ピカパカ出張DX」
貴社の役職ルールや、都道府県ごとの細かいホテル上限金額に合わせた運用の仕方をご提案します。
まずはお気軽にお問い合わせください。
まとめ
まずは自社の出張旅費規程の最終更新日を確認してみて下さい。最終更新日から10年以上経っている場合は、早急に規程を見直し、会社にも従業員にもメリットのある運営方法にしていきましょう。