大人数の移動も管理機能で一括管理！
遠方での案件が多い企業ならではの取り組みとは

株式会社クロスメディア

1.導入前の課題

ーーピカパカBTM導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

弊社は映像制作の会社でして、国内出張の際は担当スタッフが仮払いを受けて自身で購入し、精算業務を行っていました。
海外出張の際は別の旅行代理店を窓口にして請求書払いにしていましたが、当然それなりの手数料がかかっていました。
また、撮影となると移動する人数も多くなるので、担当スタッフが個人情報やスケジュールなどを取りまとめて手配していました。

ーーその運用方法で抱えていた課題はどのような課題だったのでしょうか？

直近だと、地方を舞台とした大型プロジェクトが動いていて、準備段階から大人数が撮影の舞台を行き来することが予定されていました。
そうなった際に出張者の管理も大変ですし、急遽手配をしなければならない場面も撮影だとよく発生します。
準備時は少人数だったのでオンライン購入をして精算していましたが、撮影時は大人数になるので予約・購入の作業と、精算業務が煩雑になることから、請求書払いにしたいと思っていました。また、助成金の対象事業になっている関係でも請求書払いへの切り替えが必要でした。

ーーその課題に対してどのような対策を講じていましたか？

やはり旅行会社を通しての団体手配を検討していましたが、大人数でも割引にならないことがわかり、制作費を考えると手数料含めて少しでも安くする工夫を考えないといけないことと、直前までスケジュールが決まらなかったり変更したりすることを考えて、どう手配するか悩んでいました。

2.導入の理由

ーーその中でピカパカBTMをどのように知りましたか？

今は個人がネットで手配することに慣れている中で、ネットで予約ができる法人サービスがあると知りました。
今までの経験上、出張の予定表を作って旅行会社とメールのやり取りで手配の依頼をしていると、タイムラグで座席が全員分予約出来ないことや、希望の便が取れないこともありました。
また、撮影や準備はスケジュールが頻繁に変わるので、メールのやり取りが増えての繰り返しで結局フィックスできない事態が起きることを懸念していました。
その中で調べていたところ、自分たちでネット予約できる御社に辿り着いたという流れです。

ーーピカパカBTMを選んだ理由は何ですか？

一度オンラインで細かい説明を伺い、費用面やスケジュール感を考慮したうえで、選びました。
担当営業の方が素早い対応をしてくださったので、弊社専用画面のセッティングまでかなり短期間で作成していただき助かりました。

ーーピカパカBTM導入時にどのようにスタッフの方に社内アナウンスを行いましたか？

サービス導入後は、手配をするスタッフにIDとパスワードを付与して運用を開始しました。
後は、動画のマニュアルをご用意いただいたので、その動画マニュアルをスタッフに案内しました。
マニュアルは非常に分かりやすかったです。PDFのマニュアルも知りたいことが詳細に書かれていました。

3.導入後の感想

ーー当初に抱えていた課題は解決しましたか？

当初の課題は解決したと思っています。
全体の出張管理ができるようになりましたし、請求書払いにまとめられたので現金支払いと精算業務を減らすことができました。

ーーサービス導入後に利用して分かった予想していなかったメリットがあれば教えてください。

サービス利用前までは、出張でレンタカーやホテルを別途手配していたと思っていたのですが、ピンポイントで必要になった時に意外と利用していることに気づきました。そこも請求書にまとめられるのは便利ですね。
私の中でメリットだと感じたのは、管理者側で出張者の管理や手配内容が一覧でチェックができることです。
他人の出張手配をするときに、毎回出張者の氏名や生年月日を入力する手間があるかと思うのですが、ピカパカさんは事前にユーザーアカウントを作成するので、その入力の手間を省いてリストから選ぶだけにできるのは大きなメリットでした。

ーー今後、改善してほしい点はありますか？

通常はあまりないと思うのですが、撮影となると本当に急なキャンセルや直前の予約をすることがあるので、その時は窓口の時間や空席状況など難しい場面もありました。そこは今後改善していただけると助かります。

ーー最後にピカパカBTMを検討している企業担当者に一言お願いします。

私がBTMシステムの存在を知ったのは本当に最近ですが、出張を取りまとめることができるのは非常に有り難いです。
あと、やはり手配や精算に関わる時間の削減が1番大きなメリットになるかと思います。
いまの時代、現金精算を減らしていきたいと考える企業も多いと思うので、一つの手段として検討されると良いのではないでしょうか。

※記事の内容は取材当時の情報です。