なぜ出張者は旅費規程を破ってしまうのか？差し戻しゼロを実現する方法

なぜ出張者は規程を破り、管理部門は差し戻しに追われるのか？

出張者の意見

出張者

 

 

来週の出張、顧客のアポ調整や準備で手一杯。
会社のイントラから旅費規程PDFを探すのが面倒。
たしか1万円以内なら大丈夫なはずだから、いつも使ってる旅行サイトで予約しよう。

管理部門の意見

管理部門

 

 

出張精算のデータを見たら、またホテルの上限金額をオーバーしてる。
出張前に気づけば差し戻せるけど
手配が完了して、出張が終わったあとに初めて気づく場合もあり。
本人に理由確認して差し戻す連絡、お互いにストレスだし時間がもったいない！

このように、出張者は悪意があって規程を守っていないわけではなく「調べるのが面倒」であり、管理部門は「事前チェックできない体制」が、双方の無駄なタイムロスやストレスを生み出しています。
これは、人が「目視」で確認している作業そのものの構造に限界があります。

出張者、管理部門の負担をなくす理想の解決策とは？

この問題を根本的に解決するために、出張者に「もっと規程をしっかり読んで、ルールを守りなさい」と周知を徹底することは得策ではありません。人間である以上、悪意がなくてもうっかりミスや確認漏れは必ず起きるからです。

目指すべきゴールは、出張者がいつも通りにチケットを検索するだけで、規程を覚えていなくても間違えない状態を作ることです。

監修者:勝間

 

 

出張者に規程を細かく覚えさせるのは不可能です。
管理部門ができることは、出張予約のやり方自体を変えることです。
出張者や管理部門が目視でチェックしなくても済む「出張管理システム」の利用がおすすめです。

出張管理システムの「旅費上限設定機能」で解決！

出張管理システム「ピカパカ出張DX」は、出張者の役職や、出張旅費規定に沿った座席グレード、金額上限額を設定することができる「旅費上限設定機能」が備わっています。
以下詳しく説明していきます。

監修者:勝間

 

 

上限を超えた選択肢は、予約画面にそもそも表示させない。
これが旅費規程を超えた予約をさせない解決策です。

旅費上限設定機能

ピカパカ出張DXの「旅費上限設定機能」ではまず、役職・部署・特定のプロジェクトメンバーなどでグループを作り、権限を与える範囲を設定します。

１．国内航空券

「役職者は、JALのJクラスやファーストクラス、ANAのプレミアムクラスなど普通席以外の選択肢を表示させる」「一般社員は普通席だけ表示させる」など、役職やグループごとに「表示させる・させない」を設定することで、旅費規程外のクラスを予約させない仕組みです。

２．国内ホテル

国内ホテルは役職やグループによる区分けに加えて、都道府県や地域によって上限金額を細かく設定できるのがピカパカ出張DXの便利なところです。
東京都は宿泊費が高いから〇円までOK、東北地方はどの県も同じ金額でOKなど、会社の旅費規程に応じて設定ができます。

３．新幹線

ピカパカ出張DXでは、自由席、指定席、グリーン席の3種類の表示を設定することができます。一般社員はグリーン席の表示をさせないようにする、役職者はどちらも選べるようにする、など柔軟性があります。
パッと見て料金の差がわかるのも嬉しいポイントです。

まとめ

旅費規程を「いちいち確認する手間」と、規程外の手配を「チェックして差し戻す手間」は、予約時の仕組みを変えるだけで一気に効率化できます。

「ピカパカ出張DX」の旅費上限設定機能を活用すれば、出張者、管理部門双方にとってストレスフリーな出張手配が実現します。