COLUMNピカパカ出張DXコラム
まだ手入力？出張精算の経理業務を効率化する「経費精算システム連携」とは
「出張精算のたびに、領収書のチェック、入力作業、確認に追われて他の業務が進まない……」
こうした問題を解決してくれるのが、経費精算システムと外部データの連携です。
この記事では、システムを連携させることで出張の精算がどのように自動化され、仕事が楽になるのかをわかりやすく解説します。
目次
出張精算における「経費精算システム連携」で解決できること
システム連携を一言でいうと、これまで総務・経理の方が手作業で行っていた「手作業のデータ入力」と「領収書の管理・確認」という負担をなくす仕組みのことです。出張精算業務が効率化されるため、現在多くの企業で導入が進んでいます。
管理部門が「楽になる」3つのポイント
監修者:勝間
システムを連携させれば、これまで管理部門が最も神経を使っていた「入力ミスがないかの確認」や「書類不備の差し戻し」という時間を、本来やるべき重要な業務へ充てられるようになります。
経費精算システム主要3社を比較
出張精算の自動化を検討する際、候補に上がる主要な3つのシステムを比較します。それぞれの特徴をふまえて、自社の管理スタイルに合わせて選ぶことが重要です。
| 項目 | コンカー (SAP Concur) |
楽楽精算 | マネーフォワード クラウド経費 |
|---|---|---|---|
| 特徴 | 世界シェアが高い 圧倒的な統制力 |
国内導入数多 日本の商習慣に特化 |
抜群の拡張性 会計連携がスムーズ |
| 主なターゲット | 中堅〜グローバル大手 | 中小〜大手企業 | ベンチャー〜中堅企業 |
| 強み | ガバナンス・不正防止 | 使いやすさ・サポート | バックオフィス連携 |
コンカー（SAP Concur）
外資系企業や、海外拠点がある日本の大企業が多く利用しているのがコンカーです。多言語・多通貨対応はもちろん、各国の税制（付加価値税など）にも対応しています。世界中で利用されているコンカーは、「ガバナンス（統制）」を最優先したい企業に最適です。
- ● 不正ができない仕組み
- 社内規程以上の金額の申請をしようとすると、その場でとエラーが出てブロックしたり、同じ領収書を2回使おうとすると、システムが即座にアラートを出すなど不正ができない環境を構築します。
- ● 極力入力させない
- コンカーは「人間が入力すること」自体を極限まで減らそうとしています。 クレジットカードやSuicaなど交通系ICと直接連携し、「予約して利用した瞬間に、精算書の下書きが勝手にできている」という状態を作ります。
楽楽精算
国内シェアの多い楽楽精算は、「今の紙の運用を大きく変えずにデジタル化したい」という企業に選ばれています。日本の複雑な承認フローや独自の精算ルールに合わせて柔軟にカスタマイズでき、誰にでも使いやすい操作画面が特徴です。
- ● 操作性、カスタマイズ性が優れている
- 画面構成や操作感が「日本の事務作業」に最適化されています。ITに詳しくない社員でも直感的に使いやすいのが特徴です。また、「自社独自のこの項目を足したい」「今の承認ルートを変えたくない」といった要望に柔軟に応えてくれます。
- ● コスト面のメリット
- 比較的安価に導入でき、サポートも日本国内で非常に手厚いです。
マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワードの最大の強みは、圧倒的なデータ連携数とバックオフィス全体の統合ができることです。会計・給与・勤怠等の各クラウドシリーズと繋げれば、精算完了から仕訳・振込まで完結します。
- ● マネーフォワードクラウドシリーズと連携
-
もし企業が「マネーフォワード クラウド会計」を使っていれば、精算から会計までのスピード感があがります。
- ● スマホアプリの操作性が高い
- コンカーほど複雑すぎず、楽楽精算よりもモダンでスタイリッシュな画面です。スマホアプリの操作性が非常に高く、若い世代やIT系の企業に好まれます。
出張経費精算データ連携の3つの主要パターン
出張データと経費精算システムを連携させる方法は、大きく分けて3つのパターンがあります。自社のシステムの組み合わせや、重視したい効率化のレベルに合わせて選択します。
最も効率的なのは「API連携」です。予約データ（いつ、誰が、何のために）と支払いデータがセットで届くため、経理側の突合作業がほぼ不要になります。
失敗しない経費連携システム選定のポイント
出張精算の自動化を成功させるためには、自社の運用に合ったシステム選びが欠かせません。選定時に必ずチェックすべき3つのポイントを解説します。
自社の「出張スタイル」との親和性
電車移動が多いならICカード連携を、宿泊や航空機利用が多いなら出張管理システム（BTM）との連携を重視すべきです。自社の経費支出の「ボリュームが多い項目」を自動化できるか確認しましょう。
入力・承認側の「使いやすさ」
システムを導入しても、操作が難しければ現場に浸透しません。「簡単に申請ができるか」「システム操作に関するサポート体制はあるか」を、予め確認しましょう。
会計・請求書管理ソフトとのデータ連携力
精算データが最終的に「会計ソフト」や「請求書受領サービス」へスムーズに飛ぶかどうかが、経理の効率を決めます。API連携の対応状況や、仕訳の自動化範囲がどこまでかを確認しましょう。
ピカパカ出張DXは状況に応じた経費精算パターンに対応できる
✅ ピカパカ出張DXなら！連携で業務を自動化
ピカパカ出張DXは企業の精算、会計方法によって、2つのパターンの対応が可能です。自社の既存システムに合わせて運用できるのがメリットです。
ケース① 経費精算システムとの連携～会計
- ・CSV、APIでデータを繋げるので出張者の手入力防止ができます。
- ・事業部ごとにPL管理（損益管理）が可能になります。
- ・費用・出張内容をまとめてデータ管理ができます。
- ・出張者の入力ミスによる差し戻し、修正作業を未然に防げます。
- ・各社より会計連携されるオプションがあり、手入力の手間が省けます。
■ コンカー「Concur Expense」（API連携）
■ ラクス「楽楽精算」（CSV連携）
■ Money Forward クラウド経費（CSV連携）
ケース② 請求書の受領～会計
- ● 出張内容がわかりやすい請求データ： 法人カードのように「何に使ったか不明」という事態を防ぎます。購入日・利用日・区間・便名などの明細付きで請求書が発行されるため、部署ごと社員ごとの利用状況が一目瞭然でデータ分析にも役立ちます。
- ● 会計システムと連携： Bill OneやTOKIUMインボイスなど、各社サービスのオプション機能で会計までデータを連携することもできます。アナログな入力作業から、自動化したフローへと転換できます。
- ● 立替精算を撤廃： 全額を請求書で一括処理するため、社員による立替や精算処理が不要になります。
管理者
ピカパカ出張DXなら、貴社ですでに導入しているシステム、あるいはこれから導入予定のシステムに合わせて、最適な連携方法をご提案できます。
企業規模を問わず、最適な精算フローを構築可能
「うちはまだ手書きだけど大丈夫？」「上場準備中でガバナンスを固めたい」など、精算の悩みは会社の規模によって異なります。ピカパカ出張DXは、貴社の現在のフェーズに合わせた運用が可能です。
| 企業規模 | よくある課題 | よくある精算パターン |
|---|---|---|
| 小規模企業 | ・精算に時間をかけたくない ・立替金をなくしたい |
【請求書受領】 → 請求書ベースの運用 |
| 中堅企業 | ・管理もしたいが効率も大事 ・経費システムを検討中 |
【ハイブリッド運用】 → 請求書を受け取りつつデータ連携も |
| 大企業・上場企業 | ・不正防止、内部統制が必須 ・既存システムを使い続けたい |
【経費精算システム連携】 → 既存の経費精算を崩さずに出張データを統制 |
管理者
実務上、精算方法は必ずしもはっきりと区分けることができない場合があります。支払いは請求書受領サービスで行い、明細管理は出張管理システムや経費精算システムで行うといったハイブリッド型を選択する企業も多くあります。
まとめ
これまでのアナログなやり方を見直し、経費精算システム連携や出張管理システムを導入することで、管理部門も出張者もストレスのない環境を作ることができます。自社の規模や目的に合わせて、最適な連携フローを検討してみてください。
