COLUMN出張お役立ちコラム
法人カード導入でも「経理の工数」が減らない理由とは？出張管理システム（BTM）との違いを徹底比較
「立替精算さえなくなれば、経理業務はもっと楽になるはずだったのに……」
法人カード（コーポレートカード）を導入して社員の利便性は上がったものの、管理部門は依然として「詳細のわからない明細」や「領収書との突合作業」が残り、工数が減っていないというお悩みをよく耳にします。
本記事では、法人カード導入後に陥りがちな落とし穴を解説しつつ、出張管理システム（BTM）との決定的な違いを比較表でまとめました。これから導入を検討する方も、今の運用に限界を感じている方も、工数削減を成功させるための「賢い使い分け」を一緒に見つけていきましょう。
この記事でわかること
- 法人カード導入で管理部門が楽にならない理由
- 法人カード vs 出張管理システム（BTM）の比較
- それぞれのメリットとデメリット
- シチュエーション別の賢い運用術
- 自社に必要なツールがわかる簡単診断
- 管理部門の工数を削減する「ピカパカ出張DX」の強み
目次
法人カード導入で「管理部門は楽にならない」3つの理由
「立替払いをなくせば経理業務も楽になる」――そう期待して法人カードを導入したものの、実態は期待通りにいかないケースが多々あります。出張者は立替精算をせずに済みますが、管理部門や経理の工数は依然として削減されないのには、以下のような理由があります。
- ① カード明細データだけでは「出張の中身」が見えない
法人カードの明細には「決済日・利用先・金額」など大まかな情報しか載らないことが多くあります。航空券の区間や便名、ホテルの宿泊内容といった詳細は不明となり、結果、内容確認のために出張者に個別で確認をとったり、結局は領収書の回収や精算書の目視チェックを続けざるを得ない場合があります。 - ② 出張旅費規程チェックの工数
カードの決済通知が届くのは「決済が完了した後」です。規程違反（上限額を超えたホテルの利用等）が発覚しても、すでに決済が完了しているため、後から修正・取消のやり取りという手間や工数が発生します。 - ③ カード管理の手間
社員の入退社や異動のたびに、カードの発行や回収などの手続きが発生します。郵送手配や受領確認といったアナログな作業が管理部門の負担となります。また、カードの管理はしっかりと行う必要があり、「誰に、どのカードを渡し、限度額はいくらに設定されているか」といった与信管理や更新状況を常に最新の状態に保たなければなりません。
「法人カード」vs「出張管理システム(BTM)」比較表
法人カードを導入したけれど、管理部門の工数が減らずお悩みの方に向けて、ここからは、本当の意味で管理工数を削減するために知っておきたい「法人カード（コーポレートカード）」と「出張管理システム(BTM)」の決定的な違いを、6つの重要項目で比較・解説します。
| 比較項目 | 法人カード | 出張管理システム(BTM) |
|---|---|---|
| 立替精算の有無 | ◎ 移動費、宿泊費に加え 現地での費用も社員の立替が不要 |
〇 システム上で提供されている サービスは立替は発生しない |
| 出張内容の可視化 | 〇 決済日、金額等など大枠のみ把握可能 それらを確認できるのは決済完了後 |
◎ 予約段階で細かく出張内容が リアルタイムで見える |
| 旅費規程チェック | ✕ 決済完了後の事後確認のみ |
〇 旅費規程を超えた予約を システムで自動制限可能 |
| 突合作業（内容確認） | △ 利用明細が不透明な場合があり 出張者に確認する作業が必要 |
◎ 予約はデータですぐに把握でき 突合作業は不要 |
| 経費精算システム連携 | 〇 データの連携が可能 （連携先はカードにより異なる） |
〇 データの連携が可能 （連携先はシステムにより異なる） |
| 請求・支払の集約 | △ カード会社単位での集計・支払 突合作業が別途必要 |
◎ システムで予約した全てが 1枚の請求書にまとまる |
法人カードと出張管理システムのメリットとデメリット
ここでは、「法人カード（コーポレートカード）」と「出張管理システム(BTM)」それぞれのメリット・デメリットをさらに深掘りして解説します。 自社の課題が「決済の簡略化」にあるのか、それとも「管理工数の削減」にあるのかを念頭に置きながら、チェックしてみてください。
法人カード（コーポレートカード）
【メリット】
- 高い汎用性： タクシーや接待の飲食費など、現地での出費も立替払いなしで対応可能です。
- アプリと連携し決済できる： Uberなどのタクシーアプリ、地下鉄ICチケットをカードに紐づけ簡単に決済をすることができます。
- 予期せぬ出費に対応： フライトの欠航や遅延による宿泊費の追加発生、病気やケガによる医療費の支払いなどの出費も社員が立て替えずに済みます。
- 付帯サービス： 空港ラウンジ利用や旅行傷害保険など、出張者への福利厚生的な特典が充実しています。
【デメリット】
- 内容把握の限界： 決済データだけでは詳細な行程が見えず、結局は領収書の回収や個別確認が生じます。
- 紛失や不正利用のリスク： カードの紛失や盗難の可能性があります。またスキミングによる不正利用も注意が必要です。
- カード利用手数料の発生： 国内利用ではカードの手数料が発生しないことが多いですが、海外出張においては2%程の手数料が発生する場合もあります。
- 規程違反の発生： 規程違反の予約をしてしまっても決済が通ってしまいます。後から注意や修正を依頼する工数が発生します。
出張管理システム(BTM)
【メリット】
- わかりやすい出張データ： 便名や宿泊プランまで詳細データが自動連携されるため、出張後の突合作業が軽減されます。
- 請求書の一本化： 月の利用分が1枚の請求書にまとまるため、個別の支払処理や振込手数料を削減できます。
- ガバナンス強化： 旅費規程に沿ったチケットしか予約させない「制御機能」が可能で、差し戻しなどの工数を減らします。
- 危機管理の迅速化： 「誰が・今どこにいるか」を即座に把握でき、災害時の安否確認などリスクマネジメントに強いです。
【デメリット】
- 導入・浸透までの工数： 新しい予約フローを社内に定着させるまで、マニュアル作成や説明会の実施などが必要です。
- 利用できるサービスの制限： システムと提携していない特定のサービスは選べない場合があり、選択肢が限定されることがあります。
監修者:勝間
法人カード（コーポレートカード）は「支払」を楽にしますが、出張管理システム(BTM)は「管理」を楽にします。立替払いの廃止がゴールなら法人カードで十分ですが、規程遵守の徹底や突合作業の廃止まで見据えるなら、BTMの導入が不可欠です。
【おすすめ】シチュエーション別に使い分ける賢い運用術
管理部門の工数を最小化するためには、「出張管理システム(BTM)を主軸にし、法人カード（コーポレートカード）を補完として使う」ハイブリッド運用がおすすめです。以下の3つのシチュエーションで使い分けを明確にしましょう。
1. 移動費、宿泊費など「メインの出費」は出張管理システム
新幹線、航空券、宿泊などのメインとなる経費は、出張管理システム(BTM)を利用します。これにより、出張内容の「突合作業」の工数を抑えることができます。
- ポイント
- ・ 予約と同時に「いつ・誰が・どこへ」がデータで確認できる。
- ・ 旅費規程に沿ったプランしか選べないため、事後の修正作業が不要になる。
- ・ 航空券、宿泊などをバラバラに手配しても、請求書は1枚にまとまる。
2. 「現地での支払い」は法人カード
タクシー移動や会食費など、事前予約ができない経費は法人カード（コーポレートカード）で対応します。「立替そのものを発生させない」ことが目的です。
- ポイント
- ・ 小口現金の管理や、社員による立替精算を無くすことができる。
- ・ 社員が多額の現金を持ち歩かなくて済む。
3. 出張管理システムで手配できない場合は法人カード
システム上予約できないサービスは、法人カード（コーポレートカード）で決済し、社員の立替精算を防ぎます。
- ポイント
- ・ 出張者の「手配の不便さ」を解消しストレスを軽減する。
【簡単診断】貴社に必要なのはどっち？チェックリスト
現在の運用状況や課題感から、管理部門の工数を減らすためにどうするべきか診断してみましょう。当てはまる項目の数をチェックしてみてください。
✅ 管理部門・経理の悩みチェック
- 領収書とカード明細の「内容が合っているか」の突合作業に毎月数時間以上かかっている。
- 旅費規程（新幹線は普通車など）を守っていない予約を、後から見つけて注意するのが精神的に負担だ。
- 出張者が「どの区間を」「どの便で」移動したか、詳細な出張行程をリアルタイムで把握できていない。
- 社員ごとの利用限度額の設定や、カードが正しく私的利用されずに使われているかの監視作業に神経を使っている。
- 万が一の災害時、社員が「今、どこにいるのか」をシステムで即座に確認する術がない。
チェックが「2個以下」なら
まずは法人カード（コーポレートカード）の導入・活用がおすすめです。小規模な組織や出張頻度が低い場合は、決済のキャッシュレス化だけで十分な効果が得られます。
チェックが「3個以上」なら
出張管理システム(BTM)の導入がおすすめです。決済の自動化だけでなく、「管理・確認作業の自動化」を行わなければ、今後も管理部門の工数は減りません。
管理部門の工数を削減する「ピカパカ出張DX」5つの強み
「決済を楽にする」だけの法人カードとは異なり、ピカパカ出張DXは「管理と経理処理をシンプルにする」ためのツールです。法人カードではまかなえないメリットをご紹介します。
1. クレカ明細を圧倒する「データの詳細さ」で突合作業を減らす
法人カードの明細は、あくまで「いつ・どこで・いくら」という決済情報しか持ちません。一方、ピカパカ出張DXが保持するデータ項目数は圧倒的です。航空券なら「区間・便名・座席クラス」、ホテルなら「プラン名・チェックイン日・宿泊数」まで、経理担当者が本来知りたかった詳細情報が明確にわかります。
2. 出張内容をリアルタイムで把握。「万が一」にも即座に対応
ピカパカ出張DXならシステムで予約内容を確認できるから出張者の動きを把握できます。災害やテロ、など緊急事態が発生した際、管理画面から「今、誰がどのエリアにいるか」をすぐにリストアップでき、安否確認や代替便の手配を迅速に行えます。
3. 旅費規程をシステムで自動制御（ガバナンスの徹底）
「宿泊は1万円まで」といった社内規程をシステムに設定可能です。規程外のプランをそもそも表示させないことで、後から注意や差し戻しをする工数を抑えます。
4. 請求書の一本化と主要な経費精算システムとの連携
出張費を月1回の請求書払いに集約できるだけでなく、Concur Expense、楽楽精算、マネーフォワード クラウド経費といった主要なシステムとデータ連携が可能です。二重入力の手間を省き、会計処理のスピードを向上させます。
5. 豊富な出張関連サービスの提供
ピカパカ出張DXがカバーするのは主要な交通機関だけではありません。Wi-Fi、SIM、レンタカー、海外旅行保険、会議室の予約など、出張に付随するあらゆるサービスを一括で管理できます。
監修者:勝間
ピカパカ出張DXの最大の魅力は、「情報の細かさ」です。法人カードの明細を見て『これ、何の経費？』と悩む時間と確認する労力を、システム一つで解決できるのは大きな強みです。
「決済」の先にある「管理」の効率化を。
ピカパカ出張DXで、管理部門の工数を削減しましょう。
ピカパカ出張DXの詳細を見る ＞まとめ
法人カードは「立替をなくす」ための方法の一つですが、管理部門の工数を削減する「管理のツール」としては、出張管理システム（BTM）の導入がおすすめです。
今の運用に限界を感じているなら、法人カードとピカパカ出張DXを組み合わせ、突合しやすい、確認の手間がかからない仕組み作りをしましょう。
法人カードよりも便利な出張管理システム
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