COLUMNピカパカ出張DXコラム
出張コストを抑えた上手いスケジュールの組み方！混雑と料金高騰を避ける曜日と時間とは？
「出張費が年々高くなっている」「少しでも経費を抑えたいけれど、どうしたらいいかわからない」
総務や経理などの管理部門、あるいは頻繁に出張をしている方で、このような悩みを抱えていませんか？
実は、移動の「曜日」と「時間」を戦略的に選ぶだけで、出張費は大幅に下がります。本記事では、今日から管理部門が主導できるスケジュール決定のノウハウを徹底解説します。
目次
なぜ出張スケジュールがコストを左右するのか
実は、出張費は移動する「曜日」や「時間帯」をほんの少し意識して調整するだけで、出張コストを引き下げることが可能です。
ビジネス需要が集中するタイミングを、意図的に避けてスケジュールを組むことが、コスト削減策になります。
監修者:勝間
他拠点への訪問や、特定の時間が決まっていない出張など、日程に融通が利く出張は、意図的に曜日や時間を変えてコストを抑える仕組みを作りましょう。
混雑と料金高騰を避ける「曜日」と「時間」
出張コストが高騰しやすい「避けるべき」具体的なタイミングを解説していきます。
出張が集中する「避けたい曜日」
| 行き（往路） | 帰り（復路） | |
|---|---|---|
| 国内出張 | 月曜日 週初めは商談や打ち合わせが 集中する傾向があります。 |
金曜日 週末を自宅で過ごしたい出張者や、 金曜の帰社需要があります。 |
| 海外出張 | 土曜日 または 日曜日 現地の月曜の業務または商談に合わせるため前日（前々日）入りする出張者が多くいます。 |
金曜日 または 土曜日 週末を自宅で過ごしたい出張者や、 土日の業務がなく帰国しやすい傾向があります。 |
料金が高騰する「避けたい時間帯」
曜日だけでなく「時間帯」も需要が集中している場合があり注意が必要です。
| 行き（往路） | 帰り（復路） | |
|---|---|---|
| 国内出張 | 7:00 ～ 9:00 午前中または午後のアポイントや商談に 間に合わせるため需要が高まります。 |
17:00 ～ 19:30 帰社・帰宅の需要が重なる時間帯です。 |
| 海外出張 | 現地着 12:00 ～ 17:00 海外出張は前日入りが多く、チェックインの時間に合わせて到着する時間帯が人気です。 |
日本着 16:00 ～ 19:00 帰路の電車に余裕があり、万が一遅延した場合にも対応できる夕方着に需要があります。 |
監修者:勝間
週の初めや週末など、人の移動が最も増える曜日は、航空券や新幹線の価格が高騰しやすくなります。スケジュールに余裕があるならば、上記の曜日や時間帯は極力避けるのが賢明です。
管理部門が整備すべき社内ガイドラインの8つの具体策
【１】早期購入を推進する仕組み作り
航空券や宿泊費を最も確実に抑える方法は「早期購入」です。直前での手配は価格が高騰するだけでなく、選択肢自体が狭まります。社内規定として明確な予約期限を設けることが有効です。
| 出張目的 | 推奨される予約期限 |
|---|---|
| 内部監査、支店への訪問 | 国内出張：早期割引が適用になる搭乗日28日前 海外出張：安価な予約クラスがある60日前以上の予約が理想的 |
| 営業 | 出発日14日前までの予約を推奨 |
| トラブル対応、緊急時 | 直近の予約となっても許可 |
【２】複数航空会社や宿泊施設を横断検索する
特定の航空会社や予約サイトだけに頼ると、最安値を見落とすリスクがあります。
手配時には、「最低3社以上の比較（横断検索）」を必須としましょう。
可能であれば、その検索結果を出張申請時に添付・提示させると良いでしょう。
しかし、検索に時間をとってしまっては出張者の負担となります。出張管理システム（ピカパカ出張DX）のように一つのサイトで複数の選択肢を横断検索できるシステムの導入も検討してみてください。
【３】繁忙期・閑散期の社内共有
新幹線はシーズンによる価格変動があります。繁忙期・閑散期を社内に共有し、調整ができる場合は出張日程をずらすことを推奨しましょう。一見わずかな差額に見えても、会社全体・月間ベースで捉えると大きなコスト差になります。
新幹線の「通常期」と「最繁忙期（GW・お盆・年末年始など）」では、指定席料金に片道あたり最大400円（往復800円）の差が発生します。
繁忙期移動を通常期（または前倒し）に調整するだけで…
800円 × 50名 ＝ 月間 約40,000円 のコスト削減効果！
【４】新幹線と国内線の使い分け基準の明示
東京から「大阪・広島・福岡」など、新幹線と飛行機のどちらでもアクセス可能なエリアについては、時間と費用のバランスを考慮した明確な使い分けルールが必要です。
・新幹線（のぞみ指定席）：約19,500円（所要時間：約4時間）
・国内線（飛行機）：約15,000円〜28,000円（所要時間：約1時間30分 ）
⇒ 早期割が適用できる場合は「飛行機」、直前手配や市内中心部へのアクセス重視なら「新幹線」など、金額と手配時期に応じた優先順位を明示します。
【５】前泊・後泊にした場合との料金比較
金曜日の夕方に移動するよりも、「土曜の早朝移動」に変えて前泊費を支給した方が、トータルコストが安くなるケースがあります。フレキシブルに考えるようにしましょう。
| パターンA | パターンB |
|---|---|
| 【金曜夕方・夜間便】 ・航空券代：28,000円 ・前泊費：12,000円 合計：40,000円 |
【土曜早朝便 】 ・航空券代（早朝割引等）：16,000円 ・前泊費：0円 合計：16,000円（24,000円の削減！） |
【６】オンライン会議への切り替え
そもそも「本当に出張が必要か」を精査する基準を設けます。対面での商談が不要な定例会議などは、積極的にWeb会議へ誘導します。
- ・現地での滞在・ミーティング時間が4時間以内
- ・往復の交通費が4万円を超える場合
- ・「繁忙期」にあたる場合
【７】同エリアの出張をまとめる
近接するエリアへの出張は、複数回に分けず「1回の出張でまとめて訪問する」スケジュール組みを義務化します。例えば、今週に大阪、来週に京都へ個別に行くのではなく、1回の遠征ルートに組み込むことで、往復の長距離交通費を大幅に節約できます。
【８】複数名の同行出張は「分散」を検討
同一のプロジェクトやチームで複数名が移動する際、同じ飛行機やホテルに集中させると、料金高騰時は全員が影響を受けます。また、万が一の遅延・欠航時に全メンバーが影響を受けるというリスクが生じます。
メイン担当者ではなくサブ担当者の交通はピーク時間を避け別々に予約するなど工夫をすると良いでしょう。
監修者:勝間
曜日や時間帯を伝えるだけではなく、仕組化、制度化をすることで出張者も管理部門も、コストを抑えながら、出張スケジュールや出張行程を決断しやすい環境を整えることができます。
スケジュール調整の落とし穴：「見えない人件費」
曜日や時間を変えればコストが下がるとはいえ、ここで管理部門が注意すべき「落とし穴」があります。
それは、出張者が少しでも安い便を探そうと、複数の航空会社や予約サイトを何時間も行き来して比較検討することです。
この検索に費やされる時間そのものが、会社にとっては膨大な「見えない人件費（工数コスト）」という損失になっているのです。
さらに、出張者が本当に社内規定に沿った最安値のスケジュールで予約したのかを、後から管理部門が一つひとつ目視で確認・追合する作業も、バックオフィスの大きな負担となります。
航空券・ホテルの検索が簡単にできる「ピカパカ出張DX」
手配の手間（人件費）をかけずに、最適なスケジュールと最安値を一瞬で見つけ出す仕組みとしておすすめなのが、出張管理システム「ピカパカ出張DX」の導入です。
ポイント 01：簡単にスケジュールや料金を横断検索できる
複数の航空会社や新幹線のスケジュール・料金を1つの画面にまとめて自動比較。
どの便が一番コストを抑えられるのかが一目でわかるため、出張者が「安い便を探す時間」を削減します。
ポイント 02：出張規定をシステムで自動反映
あらかじめ役職や地域ごとの料金上限を設定しておけば、出張者が検索した画面には上限を超えた選択肢がでないようにすることができる機能があります。管理部門による差し戻しや修正の手間を削減します。
ポイント 03：法人一括請求で社員の立替精算をなくす
システム上で予約した航空券、ホテル、新幹線代金は、すべて会社への一括請求（後払い）。出張者による面倒な立替払いや領収書の提出、経理担当者によるチェック・振込業務の工数を削減できます。
ポイント 04：出張予約状況の把握やデータ分析に便利
「社員が何日前に航空券を予約しているか」「毎回同じような航空会社・ホテルを使っていないか」など、出張に関するデータ分析は、コスト削減や今後の出張費最適化対策として必要です。
ピカパカ出張DXは、毎月細かい出張データでお送りします。
部署や社員毎にソートができるので、出張状況の分析にお役立ていただけます。
まとめ
出張コストを抑えるためには、賢い「曜日・時間」のスケジュール選定と、それを裏付ける社内ガイドラインの整備が不可欠です。
システムによる「一括横断検索」と「出張規定の自動反映」を両立できるピカパカ出張DXを活用し、現場と管理部門の負担を最小限に抑えながら、会社全体の出張コスト最適化へ踏み出してみてはいかがでしょうか。