出張手配の時間削減でビジネスに集中！
頼れる手配スタッフの役割とは？

株式会社多加良製作所

１.導入前の課題

ーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

千葉さん：出張が発生するごとに仮払いをし、あとから確定金額を会社へ請求していました。
出張が多ければ多いほど、お財布に負担を感じていました。
管理部門からは出張管理が大変なので、仮払いではなく立替精算にしてほしいと言われていたんです…。
さすがに今より負担が増えるとなると無理があり、個人の出張費用の負担をなくせるサービスを探しておりました。

ーその運用方法からピカパカ出張DXの利用を検討したきっかけは何でしたか？

千葉さん：タイミング良くピカパカさんからご提案いただいて、出張管理のサービスを使うことで出張費用の負担がなくせると知りました。また「立替精算をなくせる」だけではなく、「出張予約・管理もスムーズに行える」ということで出張者・管理者の双方にメリットがあると感じ、サービスの検討をはじめました。

２.導入の決め手

ー複数のサービスからピカパカを選んだ理由は何ですか？

千葉さん：担当者様と連絡を取っていく際に、フットワークが軽く、不明点はすぐに回答いただけていて、非常に頼れるなと感じました。出張予約のサポートに期待できたので、サービスの導入に至りました。

３.導入後の感想

ー導入時、どのように社内周知・運用ルールを展開しましたか？

千葉さん：操作の資料は、出張者へ共有しました。それ以降、個々でスムーズに運用開始できています。

上野さん：最初のアカウントの発行の仕方だけ教えてもらいました。
そのあとは、順を追って選択していけばいいので、簡単に予約できています。

ー導入後の予想外のメリットはありましたか？

千葉さん：ピカパカ手配スタッフの方たちの対応に助けられています。
海外出張の際に周遊する機会が多いのですが、ピカパカ手配スタッフの方に提案していただけてスムーズに予約ができています。自分で予約しようとすると予約が複雑で面倒なので、本当にありがたいです。
また海外出張の際に必ず必要となる、通信データサービスや海外旅行保険もピカパカ出張DXで予約しています。細かい部分もサポートしていただき、大変助かっています。

ー最後にピカパカ出張DXを検討している企業担当者に一言お願いします。

千葉さん：自分で調べるよりは、全然早いです。その分、本業に専念できるのがメリットだと思います。見えない部分ですが、結構出張予約することを負担に感じていました。複数拠点を通じての予約は、調べることにとても時間がかかり…。海外手配の専門家であるピカパカ手配スタッフへお願いすることで、効率の良いルートやフライトを提案していただき、予約の時間が削減できています。特に海外出張は、予約だけでなく出張に行った際の動きを考えるのが大変なのですが、その点もフォローして下さるので安心して出張へ行けています。

上野さん：出張予約で調べだしたら尽きない部分を、自分に合った商材を画面で提案してくれるのがすごくメリットだと感じています。飛行機の予約は空き具合が一目でわかるので、探す時間が減りました。また金額的な部分においては、立替精算していた場合、積み重ねでお財布的に苦しい部分があったと思うので、一括で請求していただけるのはとてもありがたいです。

※記事の内容は取材当時の情報です。