出張手配・管理完全マニュアル
はじめてでも安心。
出張手配の具体的な進め方と、
企業の出張管理を効率化する方法
出張手配は4つのステップで完結
出張手配って何するの？
出張前から出張後までにやるべきことは4つのステップで完結
| 出張者側 | 管理者側 | ||
|---|---|---|---|
| 出張前 | ステップ 1 出張申請と承認 |
|
|
| ステップ 2 移動手段と宿泊予約 |
|
|
|
| 出張中 | ステップ 3 出張中の対応 |
|
|
| 出張後 | ステップ 4 経費精算 |
|
|
|
出張規程や手順を確認し迅速に準備する必要があります。 |
出張手配全体を確認・管理します。 |
これがあれば安心！
| ステップ 1出張申請・承認 | |||
|---|---|---|---|
| 出張者側 |
|
管理者側 |
|
| ステップ 2移動・宿泊手配 | |||
|---|---|---|---|
| 出張者側 |
|
管理者側 |
|
| 海外出張の場合 ※ステップ1にも該当するケースあり | |||
| 出張者側 |
|
管理者側 |
|
| ステップ 3出張中の対応 | |||
|---|---|---|---|
| 出張者側 |
|
管理者側 |
|
| ステップ 4経費精算 | |||
|---|---|---|---|
| 出張者側 |
|
管理者側 |
|
出張管理とは？
出張管理はBTM（Business Travel Management/ビジネストラベルマネジメント）とも呼ばれ、会社の出張に関するルールを決め「出張申請」「予約」「経費精算」「危機管理」など出張に関わる全体業務を管理・最適化することです。
また、それらを実現するための手段として「出張管理システム」のことを指すことがあります。
出張費の削減・出張手配の効率化・ガバナンス強化を可能にします。
出張管理における「3つの柱」
管理部として会社を支えるべき重要な役割です。
- ガバナンス
-
出張規程を定めて
ルールが守られているかを管理- 日当や宿泊費上限
- 利用できる交通手段や航空会社
- 出張申請から精算までの手順
- コスト管理
-
出張に関わるコスト全体を把握し
最適化すること- 直接コストを可視化
- 間接コストを仕組み化
- 部署・プロジェクト別コスト分析
- リスクマネジメント
-
出張者の安全を確保し
安心して働ける環境を提供- 出張者の日程と滞在先を管理
- 海外の渡航情報を把握
- 緊急連絡体制と迅速なサポート
出張管理は仕組み化で、管理部の負担を大きく減らすことができます！
出張手配・管理を仕組み化する方法
手間や時間がかかる出張手配も、煩雑になりがちな出張管理業務も、担当者の判断や経験に頼らず、ルールや仕組みで運用することで業務負荷や人的ミスを減らし効率化できます！
仕組み化は必要？3つのチェックポイント
- CHECK ①
- 出張ルールは明確になっているか？
- CHECK ②
- 出張手配の方法は統一されているか？
- CHECK ③
- 出張データを一括管理できているか？
できていないと・・・
- 宿泊費の上限が分からない
- 経費精算の方法が浸透しない
- 申請経路が決まっていない
- 予約サイトでバラバラに手配
- 出張者の判断に任せている
- 部署ごとに予約方法が違う
- 出張データを手入力でまとめている
- 出張頻度や利用状況を把握できていない
- 部署ごとのコストを比較できていない
こんな問題が発生
- 予約手配に時間がかかり本来業務に集中できない
- 規程どおりの手配かどうかすぐに確認できない
- 手配内容と証憑の突合に時間がかかる
- 出張状況を把握できずコスト全体が見えない
- 出張データが分散し履歴を管理できない
仕組み化で解消できる！
”仕組み化”には『出張管理システム』の導入がおすすめ
比較！出張手配の外部委託と出張管理システム
出張手配・出張管理の効率化には複数の方法があります。
| 手配先 | 外部委託 （旅行代理店） |
出張管理システム |
|---|---|---|
| 予約方法 | 電話・メールなどで代理店へ依頼 | オンライン予約または手配スタッフへ依頼 |
| 出張申請 | 申請方法に従って各自申請 | システムから各自申請 |
| 出張データ | 代理店から提供 | システムから一括出力 |
| 経費精算 | 各自で対応 | 経費精算システムと連携 |
| 特徴 | 手配代行 | 自動化・仕組み化 |
| こんな企業へおすすめ | 人に出張手配を依頼したい 人のサポートを受けたい |
オンライン予約でタイムラグなく手配したい 間接コストを抑えたい |
外部委託（旅行代理店）は、航空券やホテル予約などの手配業務を人に任せられる安心感がある一方、手配以外の事務作業は社内で対応する必要があります。出張管理システムは、オンライン予約でリアルタイムに手配が可能。システム化により、手配以外の間接コストも抑えることができます。
出張管理システム（BTM）ならすべて一元化！
限りなく業務負担を減らし効率化が可能です。
出張管理システムでできること
出張管理システムの主な機能
出張手配
- 出張申請・承認機能
- 出張者がシステム上で申請し、上長や管理部が承認できる機能です。申請から承認までをオンラインで管理できます。
- 移動手段・宿泊予約
- 航空券、新幹線、ホテルなどのオンライン予約機能です。レンタカーやWi-Fiなど出張関連サービスを予約できるものや手配スタッフによりサポートを提供している場合があります。
出張管理
- 予約情報の管理
- 出張者の行程や予約内容をシステムで管理しています。誰がいつどこへ出張しているか、すぐに確認できます。
- 出張データの管理
- 出張履歴や出張費などのデータを保持します。データにより出張回数や部署別の出張コストなどを把握できます。
- 一括請求機能
- 航空券やホテルなどの出張費を企業へまとめて請求します。出張者の立替や仮払いを無くし、出張後の精算や経理処理を減らします。
- 経費精算機能
- 経費精算システムとの連携により出張情報を取り込むことができます。経費入力の手間を減らし、精算業務を効率良くします。
- 規程チェック機能
- 出張規程に基づき、手配内容がルールを守っているか確認できます。自動チェック機能や予約制限をかける機能を提供している場合があります。
出張管理を“人の手”から“仕組み”へ。
出張に関わるさまざま業務を一元化し、
出張者や管理部の負担を大きく減らせるのが出張管理システムです。
