出張の不正精算とは？対処法や防止策を解説

 

出張における不正精算とは

出張における不正精算とは、出張で発生した旅費や宿泊費を実際に発生した金額より多い金額で申請をすることや
、在りもしない出張で発生した経費を申請することを指します。具体的には、次のような例が挙げられます。

 

・架空の出張申請（カラ出張）

実際に発生していない出張についての経費を申請したり、不要な交通費の領収書などを取得し、それを基に不正に申請する手口です。
 

・経費の水増し

交通ルートや宿泊したホテルや泊数を偽って本来より高い金額を請求し、不当に受給する手口です。
先に自身で決済をして領収書を獲得し、そちらで経費申請をした後に安い代替手段に変えて差額を着服するケースも見られます。


 

不正が発生してしまう原因とは

 

・手配から精算まで、個人で完結してしまう

個人による立替による手配は、不正が起こりやすくなります。適正でない費用での予約や精算を申請する前に領収書を不正に取得・改ざんする等の行為が可能となってしまいます。
 

・経理担当の作業負担の増加

出張不正において、経費精算の際に経理担当者が内容や費用が適正であるかを確認する必要があります。
しかし、交通手段・経路や宿泊の費用が適正であったかを一つずつ確認するのは負担の大きい作業となります。
本来の精算作業に加えて業務量が大きくなってしまうと、不正の見落としなどのリスクも高まります。


 

不正発覚後の対応

出張に対する不正を発見した時はどのように対処すればよろしいでしょうか。

 

・客観的な証拠をそろえる

まずは、当人への事実確認の前に証拠を集めることが必要です。調査の際には、客観的なデータとなるものを集めることを意識しましょう。
例）チケット等の購入履歴、出張先へのヒアリング
 

・事実確認の上対処

証拠が集まったら、それを基に社員に確認を行います。不正が事実だと判明したら、就業規則に則り減給や降格、懲戒解雇等の処分を下します。
不正が行われた期間、手口の内容や被害額によっては社内の処罰の枠を越えた民事訴訟や刑事事件に発展する可能性もあります。


 

防止するためにはどうするか

このような事態を未然に防ぐためにはどうしたらいいでしょうか。予防策としては、主に以下のような方法が挙げられます。

 

・出張旅費規定の見直し・整備

出張に関するルールが定まっていないと、社員が自由に出張手配を行ってしまう可能性を高めてしまいます。
社内に置ける出張規定を明確にする、または見直しましょう。
出張不正の防止の他、規定を設けることで出張費用の適正化の効果も期待できます。
 

・個人精算を止める

個人精算は事前に個人で立替え、あとから会社に費用を請求する構造上、経費の水増しやう不正が発生するリスクがあります。
旅行会社で法人契約を行うなど個人精算を削減することで不正防止につながります。上長や管理部門等承認者を設ける。

手配の内容に関して、上長や管理部門の人が記録を確認できる仕組みを作ることも重要です。
不正が起こらないよう、また万が一発生した際にもすぐにチェックができるようにしましょう。


 

出張予約システム「ピカパカBTM」で解決！

出張手配の管理に効果的なのが、出張管理システムの導入です。
ここからは、ピカパカの提供する出張管理システム「ピカパカBTM」についてご紹介いたします。

 

・出張手配に関する記録を見える化

ページ上で予約された社員の移動や宿泊の記録が一覧で確認できるため、出張履歴のチェックに役立ちます。
また、不正予防のため出張者本人での予約の他管理部門の方による代理の手配を行うという運用も可能です。
 

・法人一括精算による手配～精算工数の削減

予約された出張記録の費用は、月末締め一括精算となります。個人精算を削減できるだけではなく
一括のご精算となるので経理ご担当の方の都度精算対応の手間を削減するのにも役立ちます。
 

・豊富な取り扱いサービス

ピカパカBTMでは国内交通機関やホテルの他、海外出張における移動宿泊や保険まで取り扱いを行っております。
出張に関する手配は「ピカパカBTM」で完結することが可能です。


 

不正を防止することは会社を守ること

今回は出張手配に関する不正についてまとめました。出張不正は発生してしまった時点で、会社にも社員にも利益をもたらすことはありません。
その為、不正が起こらない社内体制を作り上げて未然に防ぐことが最重要となります。
体制を見直し、仕組みづくりの際にお困りの際はぜひ、出張管理システムの導入をご検討ください。