COLUMNピカパカ出張DXコラム
出張費の立替精算を廃止する方法｜社員の負担をなくし、業務を効率化する具体策
「出張のたびに発生する大量の領収書の精算が大変」 「社員に数十万円も立替させるのは心苦しい」
多くの企業で当たり前のように行われている「出張費の立替精算」。しかし、この仕組みは出張者・承認者・経理担当の全員に大きな事務負担を強いているだけでなく、カラ出張などの不正リスクも潜んでいます。
本記事では、出張費の立替精算を廃止する具体的なメリットや、出張管理システムを活用した「立替なし」の出張手配の実現方法をわかりやすく解説します。業務効率を改善し、社員が業務に集中できる環境を整えましょう。
目次
出張費の立替精算とは？
出張費の「立替精算」とは、出張にかかる新幹線代やホテル代など会社が負担すべき経費を、社員が自分のお金で支払い、後日会社に請求して支払った分の費用を受け取る仕組みのことです。
多くの企業で長年行われてきた方法ですが、近年は「社員の負担が大きい」「事務作業が複雑すぎる」といった理由から、この立替精算を廃止する動きが増えてきています。
立替精算と仮払い精算の違い
出張費の精算には「立替」と「仮払い」があります。それぞれの違いをみていきましょう。
立替精算：
社員が一時的に自費で支払い、後日会社に請求する形式です。会社側は事前に現金を準備する必要がありませんが、帰社後、バラバラの領収書と申請データの突合作業が必要になり、不備発生時の差し戻しが起こりやすくなります。
仮払い精算：
出張前に概算費用を申請し現金を受け取る形式です。社員の金銭的負担は軽減されますが、事前と事後の2回の事務処理が発生します。また、帰社後の「1円単位」の過不足清算と現金返却の手間があります。
| 項目 | 立替精算 | 仮払い精算 |
|---|---|---|
| 精算のタイミング | 出張「後」に処理 | 出張「前」と「後」の2回処理 |
| 社員の不満点 | 一時的な自己負担が重い | 差額の返却と報告が面倒 |
| 経理作業 | 大量の領収書チェック | 現金の出し入れと二重の帳簿付け |
監修者
「後で払うか、先に渡すか」の違いだけで、結局どちらもアナログな作業が消えないのが問題です。この工数負荷から抜け出すには、仕組みそのものを変えるしかありません。
出張費を立替精算する流れ
一般的な立替精算のフローを、役割ごとに見てみましょう。
出張者の流れ
- 自費でチケット・ホテルを予約、支払い。
- 領収書を紛失しないよう保管し、帰社後に経費精算書を作成。
- 経費申請を上げ、承認を待つ。
承認者（上司）の流れ
- 申請された経路や宿泊費が社内規程に沿っているかチェック。
- 領収書と申請内容に間違いがないか確認し、承認印を押す。
管理部門（経理など）の流れ
- 全社員から集まる精算書と領収書の原本を照合。
- 振込データを作成し、社員の口座へ入金。
- 領収書を法律に則って紙、あるいはデータで保管。
出張費の立替精算：メリットとデメリット
立替精算をそのまま続けるメリットと、業務上のデメリットを、対象者の視点でまとめました。
長年多くの企業で採用されている立替精算ですが、改めてその性質を整理すると、現状維持のメリットよりも「運用上のデメリット」が上回っていることがわかります。精算作業や各書類の確認など、アナログな方法での運用になります。そのため、業務負荷がかかるだけでなくミスが発生しやすい状況となります。社員に立替してもらうときの注意点
社員に立替をお願いする場合は、トラブルを防ぐために以下の点に注意が必要です。
監修者
立替精算は、社員からすれば「会社のために自分の資産を一時的に貸している」状態です。この点を意識して、誠実で迅速な対応を心がけることが社内トラブルを防ぐためには必要です。
出張費の立替精算をなくす具体的な方法3選
働き方改革やDXが推進される中で、アナログな「立替精算」は改善すべき業務の一つです。現金のやり取りを積極的に排除し、業務効率を向上させるための具体的な方法を3つご紹介します。
① 法人カード（コーポレートカード）の導入
社員に会社名義のクレジットカードを貸与し、引き落としを会社口座に設定する方法です。
- メリット：社員の自己負担がなくなる。タクシー代や接待費など、出張以外の支払いにも対応できる汎用性があります。
- デメリット：「私的利用」の監視が必要です。また、利用明細の項目が少ないため、領収書との突合作業に工数がかかります。
② 旅行会社への直接依頼（法人契約）
特定の旅行代理店と契約し、電話やメール、専用フォームでチケットや宿泊の手配を依頼し、月間の利用額を一括で請求してもらう方法です。
- メリット：複雑な行程も旅行会社に任せられます。精算は月1回で完結します。
- デメリット：ネット予約のような即時性に欠けます。土日祝の対応は不可の場合があります。
③ 出張管理システム（BTM）の導入
出張承認から新幹線・飛行機・ホテルの予約、一括支払いまでを一つのシステムに統合する方法です。
- メリット：社員の利用分は、会社へ一括請求されます。社員は領収書を保管・提出する必要がありません。また、利用明細のリッチデータを提供可能です。
- デメリット：システムの導入までの日数がかかる、月額利用料が発生する場合があります。
監修者
「①カード」は決済の改善、「②旅行会社」は手配の代行ですが、「③出張管理システム」は➀②の良いとこどりです。業務の効率化をしながら社員の立替精算をなくすなら、出張管理システムの導入がおすすめです。
出張管理システム（BTM）とは？立替をなくす仕組みを解説
「出張管理システム（BTM）」とは、一言でいえば「出張の承認・手配・支払いを一つの画面で完結させる専用ツール」のことです。これまでバラバラだった作業が一つにまとまることで、立替精算そのものを廃止できます。
出張管理システムで実現できる「3つの効率化」
- 1. 「立替精算の削減」
システム内で予約した交通費や宿泊費は、すべて「会社への後払い」になります。社員は自分で支払う必要がなくなり、領収書の保管や精算業務をなくすことができます。 - 2. 「規程を遵守した予約」
「宿泊は1泊1万円まで」などの社内規程をシステムに登録できます。ルール外の予約は表示しないことができるので、後から領収書を見て規程内であるかの確認作業と再予約する手間が無くなります。 - 3. 「データの可視化」
「誰が・いつ・どこに・いくらで」出張したかが自動でグラフ化・データ化されます。手入力のExcel管理より、リアルタイムで出張コストを把握できるようになります。
ピカパカ出張DXがおすすめな5つの理由
1. 導入費用が0円で始めやすい
多くの出張管理システムは初期費用がかかりますが、ピカパカ出張DXはコストを抑えて導入可能。企業の規模を問わず、スムーズにデジタル化を推進できます。
2. 簡単操作で新幹線・航空券・宿泊の予約ができる
シンプルな操作性だから社員みんなが使えます。「システムを導入しても使わない人がいる・・」などの問題を解決します。
3. 圧倒的な品揃え
国内外合わせて航空券は132社、ホテルは64万軒から選べます。「航空会社やホテルの選択肢が少なくて結局自分で予約した」といった不満を解消します。
4. 手配スタッフによるサービスあり
海外出張では「オンライン予約が難しい」「複雑な旅程なので手伝ってほしい」といった場合、出張手配歴15年以上のスタッフが手配をフルサポートします。
5. Wi-Fi、eSIM、保険も立替不要
出張に関連するサービスもシステム上で手配ができます。空港宅配サービス、査証手配なども可能です。
面倒な立替精算から社員を解放する。
ピカパカ出張DXでスマートな出張管理を
ピカパカ出張DXの詳細はこちら出張費の立替精算に関するよくある質問
Q. 社員がポイントを貯められなくなると不満が出ませんか？
A. そうした声が上がることもありますが、立替による経済的負担や精算にかかる残業代の削減といったメリットを説明し、理解を得るのが一般的です。
Q. 立替精算を禁止するルールは就業規則に書くべきですか？
A. はい、旅費規程などに「原則として指定の予約システムを利用すること」「個別の立替は認めない」といった旨を明記するのが望ましいです。
Q. 海外出張も立替精算をなくせますか？
A. 可能です。海外のホテルや航空券にも対応したシステムを選べば、高額になりがちな海外出張の立替も解消できます。
まとめ
出張費の立替精算を廃止することは、社員の負担を減らすだけでなく、会社全体の生産性を向上させる大きな一歩です。「出張管理システム」などの便利なツールを活用して、無駄な精算業務をなくし、不正のリスクも防げる健全な管理体制を整えましょう。まずは今のフローを見直すことから始めてみてはいかがでしょうか。