【2026年最新】海外出張の準備と手続きを徹底解説！出張者と管理部門向けの効率化ガイド

海外出張の主な手続きの流れ

海外出張の手続きは、出張者の準備だけでなく、管理部門による「リミット管理」と「コスト統制」が重要です。各工程での役割分担を明確にしましょう。

社内出張稟議申請・承認

出張者出張規程を確認し、目的・訪問先・期間・概算予算を明記した稟議書を作成・申請します。
承認者・管理部門申請内容が規程に沿っているか出張の必要性やコストの妥当性を精査し、承認手続きをします。

渡航書類（パスポート、ビザ）の準備

出張者パスポートの有効期限（残存期間）を確認し渡航先に必要なビザや電子渡航認証を申請・取得します。
管理部門不法就労などのトラブル回避のため、正しいビザが取得されているか、有効期限が十分にあるかを最終確認します。

航空券・ホテルの予約

出張者承認された予算内でフライトや宿泊先を予約します。通信環境や立地を考慮した選択が求められます。
管理部門予約内容が社内規程（クラス制限等）を逸脱していないかチェックし、有事の際の安否確認のため旅程データを把握・記録します。

出発直前の最終準備

出張者現地通信手段（Wi-Fi/eSIM）の確保や外貨両替を行い、訪問先へのアポイント確認など実務の最終調整をします。
管理部門法人用機材の貸出管理、安全情報の提供を行い、出張者の安全をバックアップします。

帰国後の精算業務

出張者領収書を整理し、速やかに経費精算を申請、併せて出張報告書を提出します。
管理部門領収書の妥当性、規程との照合、外貨計算に誤りがないかを厳密にチェックし、仕訳・精算手続きを行います。

海外出張者の負担を減らすために会社ができること

出張者のストレスを軽減することは、生産性の向上に直結します。会社側で環境を整えましょう。ここからは管理部門向けに出張手配や管理の効率化について解説します。

航空券、宿泊の手配を簡単にする

社員が複数の予約サイトを比較して最適なプランや最安値を検索するのは、本来の業務時間を奪います。出張管理システムを導入すれば、複数の航空会社や宿泊先を横断検索できるため、比較検討の手間なくスムーズな手配が可能になります。

会社一括請求による「立て替え払い」を不要に

海外出張では、航空券や宿泊費、現地の交通費などで数十万円単位の支払いが発生することも珍しくありません。高額費用を社員個人に一時的に負担させることは、家計への圧迫だけでなく、心理的な不安やストレスを強いることになります。

会社が一括後払い（請求書精算）の仕組みを導入すれば、社員の立て替え払いを不要にし、事後精算も楽にすることができます。

クラウド化による承認・精算フローの簡略化

紙の書類やハンコによる承認フローを廃止し、クラウド上で完結するシステムを構築しましょう。帰国後の精算も予約データと自動連携されていれば、手入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスや不正の防止にもつながり、バックオフィス業務の精度が飛躍的に向上します。

出張管理システム「ピカパカ出張DX」ができること

これらの課題を一挙に解決するのが「ピカパカ出張DX」です。出張者、管理者、経理担当者すべてにメリットを提供します。

機能カテゴリ	具体的な導入効果
旅程管理	シンプルな操作性で、航空券、ホテルの予約を一つのシステムで簡単に完結できます。
安全管理	「誰が・どこに・いつまで」滞在しているかをリアルタイムに把握。渡航先の急なトラブル時も迅速に連絡が取れます。
一括後払い	支払いは会社への一括請求。従業員の立て替えをなくし、出張者・経理担当者の精算業務を大幅に楽にします。

【2026年最新】知っておきたい渡航のデジタル化

2026年現在、海外渡航に関する手続きは大きくデジタル化されています。これらを利用することで、海外出張をスムーズに進めることができます。

パスポートの申請がオンライン化

パスポートの申請はオンラインで行うことが可能です。わざわざ平日に窓口へ行く手間が省け、受取時のみ窓口へ行けば良いため、多忙なビジネスマンに最適です。

全ての都道府県で以下のオンライン申請が可能です。ただし、都道府県内の旅券事務所によっては一部対応していない場合もあるため、事前に各自治体のホームページ等でご確認ください。

参考：国内からオンライン申請する（外務省）

Visit Japan Webで入国審査を迅速に

Visit Japan Webは、海外出張から日本へ帰国する時の手続きをスムーズにするためのオンラインサービスです。あらかじめ以下の情報を事前に登録し、入国時に発行された二次元コード（QRコード）を提示することで、紙の書類を書く手間なくスピーディーに入国手続きを終えられます。

参考：Visit Japan Web（デジタル庁）

外務省の「たびレジ」で安全情報収集

海外出張時の安全確保に欠かせないのが、外務省の海外安全情報配信サービス「たびレジ」です。登録することで、現地の治安情勢や緊急事態に関する情報をリアルタイムで受け取ることができます。また現地で大きな事件や事故が発生した場合は「被害に遭われていませんか？」という安否確認や支援を受け取ることができます。

参考：外務省 海外安全情報配信サービス「たびレジ」

顔認証システムでスムーズな搭乗

成田空港や羽田空港では、最新の顔認証システム「Face Express」が導入されています。チェックイン時に一度顔情報を登録するだけで、手荷物預け、保安検査場への入場、そして搭乗ゲートでの「搭乗券やパスポートの提示」が不要になります。物理的な接触を減らし、かつ高速に手続きを終えられるため、混雑時のストレスを大幅に軽減できます。

参考：成田空港 Face Express
参考：羽田空港 Face Express

【出張者向け】海外出張の持ち物と準備のコツ

忘れ物は現地の業務に支障をきたします。特にデジタル機器や書類の管理には注意が必要です。

基本的な持ち物とビジネス必需品

パスポート、航空券、現金（現地通貨と日本円）、クレジットカードは必須です。ビジネスでは予備の名刺を多めに持ち、現地の電圧に合わせた変換プラグも忘れずに用意しましょう。また、移動中に仕事をするためのモバイルバッテリーも強力な味方になります。

パソコンは必ず「機内持ち込み」で

ノートパソコンをスーツケースに入れて預けるのは厳禁です。リチウムイオン電池の制限があるだけでなく、預け荷物は手荒に扱われることが多いため故障のリスクがあります。また、ロストバゲージ（荷物の紛失）に遭った際、仕事が全くできなくなるのを防ぐためにも、常に手元で管理しましょう。

Wi-FiまたはeSIMを準備する

現地で欠かせないのが通信環境です。最近では「eSIM」も一般的になっています。

不測の事態に備えた「トラブル対策」の準備

出張では、事前に旅行損害保険への加入（企業の場合は企業包括保険がおすすめ）を済ませておくと良いでしょう。また、有事の際に備えて、①パスポートのコピー ②クレジットカード紛失時の連絡先リスト ③海外旅行保険の証券 を紙で持っておくと安心です。スマホが盗難に遭ったり、電池が切れたりした際でも、コピーやメモがあれば迅速に対応できます。

まとめ

海外出張の手続きは多岐にわたりますが、パスポート申請のオンライン化やVisit Japan Webといった最新のデジタルツールを活用することで、以前よりも大幅に効率化できるようになっています。会社としては、社員の立て替え負担をなくせる出張管理システムを導入することで出張者、管理部門どちらも効率化を図ることができます。