アフターコロナの出張手配・管理・規定の見直しとは

 

・オンラインミーティングの増加

コロナ禍における出張に関する最も大きな変化は、オンラインによるミーティングが増えたことです。
Web会議ツールを用いることにより、遠方にいる人との商談・営業が行いやすくなりました。
こうしたオンラインミーティングの割合は今後も増えていくことが予想されます。

 

・出張の際に注意すべき点が増えた

オンライン上でのやり取りが増える反面、出張の必要性は今まで以上に厳格になるでしょう。
出張の可能性が発生した場合、時間や費用のコストの観点から「これはオンラインで十分ではないか？」と検討されるようになります。

こうした背景から、出張に対しては必要性・重要性がより求められるようになります。
次は、そうした出張発生に対して企業に求められるものを解説します。

 

企業側で見直す出張に関する2つのポイント

 

出張規定の見直し

前の章で述べた通り生活様式の変化に伴い、出張に対して求められるものが大きく変化しました。
そのため、社内の出張に関する取り決め（＝出張規定）を新しく作る、または既存の規定を見直すということが必要になります。
「本当に出張が必要な業務であるか」「出張が必要な場合誰が行くべきなのか」「費用・期間についてはどのように決めるのか」
など実際に出張を検討する前に会社の方針を定め、従業員に共有できるようにしましょう。
 

安全の確保・健康の管理

新型コロナウイルスに対する規制が緩和されつつありますが、感染のリスクがなくなった訳ではありません。
出張予定先での感染状況はどのようになっているか等を出張の判断材料として把握しておくことが必要です。
海外渡航においては感染リスクの他、現地の不安定な情勢などの異なった危険も伴います。
これらを踏まえて、出張の判断を下し、発生した際にはどのように移動や宿泊をするか、社内で把握できるようにしましょう。
 

出張管理をサイト一つに集約！ピカパカBTMについて

新型コロナウイルス感染リスクの低減や国内外の情勢の変化により、管理部門には今まで以上に出張に関する厳しい管理が求められます。
社内での出張管理・共有に関しては出張管理システムの利用が効果的です。
 

・出張手配に関する記録の見える化

国内外の出張手配について、オンライン上で全てが完了します。また、オンライン上で予約された記録は
管理ページから履歴の確認が可能なため、出張者の利用便や宿泊施設等細かい部分までの把握にご利用いただけます。
 

・手配担当のサポートも可能

オンライン上での手配の他、一部サービスについてはピカパカBTMの手配担当が直接担当することも可能です。
国内外の手配担当経験が豊富なスタッフがサポートいたしますので、もしオンライン上でご希望の便や宿泊プランが見つからなかった場合は、お気軽にお問い合わせください。
 

あとがき

 

出張に備えた仕組みづくり

今回はアフターコロナにおける出張規定と管理体制についてお話ししました。
規制緩和などで出張へのハードルが元に戻ってきている一方で、出張者個人だけに委ねないような規定の作成や安全の確保の体制が求められています。
今後必要となった出張に対してリスクを可能な限り低減するため、規定の見直しや実施のサポートとなるような出張手配サービスの導入を検討してみてはいかかでしょうか。