人海戦術の出張手配から一変！
出張手配に人員を割いていた企業はどのように業務の手間を削減したのか！？

株式会社ヤザワコーポレーション

１.導入前の課題

ーーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

ヤザワコーポレーション様（以下ヤザワ様）：導入したのは10年くらい前になると思うのですが、当時は宿泊・飛行機・新幹線、全てを人事が手配していました。部内で一覧で管理はできていたものの、ものすごく手数を踏んでいました。

当時は社内で出張申請書類があったわけではなかったので、従業員から電話やメールで「〇月〇日に〇〇へ出張に行くので手配をお願いします。」といった依頼が来てそれを手配するといった流れで予約をしていました。

ーー人事の方の代理手配の運用でどのような課題がありましたか？

ヤザワ様：当時の手配方法だと人事総務部で対応ができない場合の本人予約での持ち出しの負担と、本人と人事総務部とのやり取りなどの手間がかかっていたのでそれが課題でした。

ーーその課題に対して当時何か対策を講じていましたか？

ヤザワ様：人海戦術（人数）で対策を講じていました。
現在は出張の管理を担当している人事総務部が3名なのですが、10年前の当時は6名在籍していて、その6名が分担して手配業務を行っていました。

週単位で何曜日締めで予約をするというルールを部内で決めて行っていたのですが、今考えるとだいぶアナログなやり方だったと思っています。

ーーそこからどのように「ピカパカ出張DX」の導入に方針が切り替わったのでしょうか？

ヤザワ様：ちょうどそのタイミングで社内の基幹システムの入れ替えのタイミングに出張手配も比較的簡単に自由度高くできないかというのが会議の議題にあがったのが導入のきっかけでした。

２.導入の決め手

ーーどのようにピカパカ出張DXを知りましたか？

ヤザワ様：色々なサイトを見たときに一番値段が安く非常に使いやすそうといった印象。
出張管理システムというサービスを知らなかったのですが、まずは資料請求から問い合わせようと思いました。

ーーピカパカ出張DXを選んだ理由は何ですか？

ヤザワ様：やはり法人一括決済ができる点が一番大きかったと思います。
他社のサービスと比べたときも社内の全体周知が一番簡易的な印象を持ちました。
導入のタイミングでインフォメーションのベースとなるようなものをご用意いただいていたと記憶してます。

３.導入後の感想

ーー導入時、どのように社内周知・運用ルールを展開しましたか？

ヤザワ様：社内のイントラネット掲示板で運用通知を行いました。あとは、全国の責任者が集う会議で周知を行いました。

正直な話、社内でピカパカ出張DXの導入に対して反対意見も当時はありました。今まで人事総務部が手配を行っていた運用から、一人ひとりに任せるとコスト意識がなくなるといった意見が当時はありました。

ただ、その反対意見はありましたが、蓋を開けてみると従業員の皆さんが社内規定を守り、コスト意識もしながら予約をしていたので、コスト面や手間という面でも大きな問題はありませんでした。

ーー導入前の課題は解決されましたか？

ヤザワ様：大きく解決されました。
また、法人一括決済となったので、急遽決まった出張で直接現場に向かう場合も、すぐにその場で予約・決済ができ、社員皆さんの持ち出しの負担もなくなりました。
そういう場合は宿で現金で精算していただくなどの負担が発生していたので。

あとは、社員皆さんが「駅の南口に近い方がいい」など、個人の要望に沿った予約を自由度高く設定することができ、予約に対する満足度が向上しました。
ほか、以前は一括して予約を受けていた人事総務部でも、繁忙期で忙しく手配業務に手が回らないケースもあるため、電話やメールのラリーを続けることなく手配いただけることになったことにも、大きなメリットがあったと思います。

ーー従業員の方からピカパカ出張DXに触れた時の印象や感想はありましたか？

ヤザワ様：これまで人事総務部が手配を行っていたので、導入後どれだけ社内周知を行っても、めんどくさくて自分で予約をしたくないという人が一定数生まれてしまっていました。
ただ、そのような方でも前述した手配の自由度の高さを知ってもらい、また一度使ってもらえるとその仕組みにも慣れるので、「Webで自分で予約をする」というハードルは下がったように感じられます。

ーー導入後の予想外のメリットはありましたか？

ヤザワ様：当初は飛行機の予約で利用することをメインで考えていたのですが、実際には新幹線や宿泊をプラスして予約することもできるので、その点は想定外のメリットでした。

特に新幹線でどこかに行くのであれば、みどりの窓口や券売機で購入していました。そうなると自分のお金で立替をして、後ほど精算する流れになるのですが、ピカパカ出張DXだとWebで予約ができて法人一括決済となるので個人の持ち出しがなくなるのですごくありがたいです。

※記事の内容は取材当時の情報です。