請求書払いで立替え不要に！
従業員の業務負担の軽減はどのように達成されたのか

株式会社Warranty technology

１.導入前の課題

ーーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

笹森さん：サービス導入前は出張者各自で好きな旅行サイトで予約を行い、立替精算を行っていました。
出張の管理は経費精算システムを使っていました。

ーーサービス導入前の課題はどのようなものでしたか？

笹森さん：課題としては、予約の際に金額を比較して手配を行うのが大変でした。
また、代金の高くなるにつれて立替えが大変という声や出張が多い従業員は領収書の管理も大変という意見がありました。

百瀬さん：出張者各個人で出張の軸が違うと思っています。サービスを利用しないとその個人の選択軸やプランが会社として妥当なのかの判断ができていませんでした。
この予約をする際の出張の軸を最適化したいと考えていました。
あと、立替えを行った際の領収書を紛失してしまう従業員もいました。

ーーその課題に対してどのような対策を講じていましたか？

笹森さん：その課題に対して、具体的な策を打つことはできていませんでした。
本来の業務に追われてしまい、なかなか改善策を講じるまでは至っていませんでした。

百瀬さん：悩みとしては抱えているものの、その悩みが原因で業務が完全に滞るまで至っていなかったことも、具体的な策を講じるまでに至らなかった要因だったかと思います。
顕在化していない悩み、潜在的な課題だと会社としても動きづらかった点です。

2.サービスの検討、そして導入へ

ーーどのようにピカパカ出張DXを知りましたか？

笹森さん：弊社の従業員とピカパカの営業の方が異業種交流会で出会ったことがきっかけでした。
実際にサービスの提案をしていただいて、その後、社内でサービス導入の検討が始まりました。

ーーサービス導入時にどのように社内周知/運用を行いましたか？

笹森さん：イントラサイト（社内ポータル）があるので、そこに掲載して社内周知と利用促進を促しました。

百瀬さん：使ってみないとわからないこともあるので、まずは限られた従業員から利用を開始しました。

3.導入後の感想

ーー導入前に抱えていた課題は解決できましたか？

笹森さん：出張費用の立替えがなくなったため、精算業務が大幅に簡素化されました。
メリットとして出張費用が請求書にまとまるので、手間が削減できて助かります。

ーー利用者の皆様からサービスに触れたときの印象・感想は何かありましたか？

笹森さん：費用の立替えをする必要がなくなったので、気持ちの面でも安心できるようになりました。
予約をする人は持ち出しがなくなり、管理部は精算業務が減ったので、楽になったと感じています。
また、パソコンではなくスマートフォンでも利用できるのは便利であるという声もあります。
社外へ外出している時間が多い従業員もいるので、外出先でも利用できる点は良い点であると思っています。

百瀬さん：従業員の中には、何を経費精算して、何を申請するべきなのかを個人で判断するのは難しいと思ってます。
それを管理、まとめることができるので、出張に募るストレスが少なくなるだけでも嬉しいという声も実際にあります。

ーー今後、改善してほしい点やこのサービスに期待することはありますか？

百瀬さん：従業員にもサービスの良さであったり、使い勝手をもっと社内に広めて歩み寄っていきたいと考えています。
そのうえで、ピカパカさんのサービスの中でも多くのサービスをリリースされていると思うので、サービスの魅力やアピールポイントをより全面的にアピールしていただけるとさらなる従業員の利用促進に繋がると思っています。

笹森さん：そうですね。ピカパカさんの売りみたいなものを出してもらえると再度社内周知ができると思います。

ーー最後にピカパカ出張DXを検討している企業担当者に一言お願いします。

笹森さん：総務や経理の方で、出張に募る作業が大変であると悩まれている方がいらっしゃれば、是非一度ピカパカさんのお話を聞いて見てください。
サービスを知っている、選択肢を持っておくだけでも今後の参考になると思います。

百瀬さん：弊社は経営陣がサービス導入を承認するので、経営陣が承認しているのも良いサービスであると思ったからこそ導入に進んでいます。是非検討していただけると良いと思います。

※記事の内容は取材当時の情報です。