課題だった立替精算を約5割削減！
年代を問わず使えるシンプルな操作性が最大のメリット

tocotoco 株式会社

ごまちゃん（左）Leafくん（右）

１.導入前の課題

ーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

深谷様：特定のシステムは使っておらず、社員一人ひとりが個別に航空券や新幹線、ホテルなどの予約を行う「立替精算」で運用していました。
スーパーバイザーが全国のフランチャイズ加盟店を巡回する業務特性上、出張が頻繁に発生しており、「立替精算」での運用は出張者の大きな負担になっていたと思います。

２.導入の決め手

ーそのような課題がある中で、導入検討を開始したきっかけは何でしたか？

深谷様：「立替精算」により、出張者への負担が大きい状況が続いていました。そのため、運用の見直しが必要だと感じ、請求書払いができる出張予約システムの利用を検討しました。

ーピカパカ出張DXの導入の決め手を教えてください。

深谷様：何社か他社サービスも検討しましたが、一定の金額以上利用しなければいけないという条件や、自分達でオンライン上から予約が行えず、メール等で旅行会社に依頼をする必要があるなど、弊社の運用には合わない旅行会社も少なくありませんでした。
その中で、ピカパカ出張DXは利用金額の条件がなく、手配に関しても旅行会社への依頼とオンライン上での予約の2つの方法が可能だったため、出張者にとっても利便性の高いシステムだと感じました。

３.導入後の効果とご感想

ー導入時は、どのように社内展開しましたか？

深谷様：導入当初は、ピカパカさんの営業担当者に操作説明会を実施していただきました。
また、ピカパカ出張DX内に操作マニュアルが用意されているため、新入社員や中途入社の社員も迷わず利用できています。
システムがシンプルなこともあり、管理部門への操作に関する問い合わせはほとんどありません。

ー導入前に抱えていた課題は解決しましたか？

深谷様：当初、最大の課題だった出張費用の「立替精算」は、出張全体の約5割程度削減することができました。今後社内でのピカパカ出張DXのサービス利用を促進して、立替精算の削減をより繋げていきたいと考えています。

ー導入によって感じたメリットはどういうものがありましたか？

深谷様：シンプルで簡単に操作ができるため、管理部門が出張者に対して、操作説明や個別のフォローを行う必要がほとんどない点が最大のメリットだと感じています。
後任担当者への引き継ぎにおいても、簡単な共有のみで完結しスムーズに引き継ぐことができました。
また出張者からは、検索結果画面上で必要な情報が一目で分かって便利という声があがっています。

佐々木様：私は入社して4カ月ですが、マニュアルを確認することもなくスムーズに作業ができています。

４.今後の期待とメッセージ

ー現在の運用を踏まえて、今後どのような点に期待されますか？

深谷様：以前は、別システムで行っている出張稟議申請の内容と、ピカパカ出張DXの請求データの突合に多くの手間がかかっていました。
しかし現在は、出張者自身がピカパカ出張DXの予約画面上で稟議ナンバーを登録できるようカスタマイズしていただくなど、ピカパカさんと相談しながら運用改善を進めています。今後もこうした取り組みを通じて、さらなる工数削減ができることを期待しています。

ー導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

深谷様：シンプルで分かりやすく、利用者を問わず使いやすいシステムだと思います。
社員の年代が幅広い環境や、システムに不慣れな方が多い環境でも、スムーズな運用ができ、気軽に導入できるシステムだと感じています。

佐々木様：社員数が多い会社であればあるほど社内への展開に時間がかかると思いますが、ピカパカ出張DXは操作が簡単であるため、担当者や利用者が変わっても迷わずに使えると思います。

※記事の内容は取材当時の情報です。