月末の明細を見て驚く日々から脱却！
他社システムからの切り替えで、出張コストの事前把握が可能に

株式会社プロティア・ジャパン

１.導入前の課題

ーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

中村様：以前は、他社の出張管理システムを利用していました。

ーその中でどのような課題がありましたか？

中村様：大きく2つの課題がありました。
1つ目は、事前に概算金額を確認することができず、出張コストの妥当性を判断できない点です。以前のシステムは出張申請時に概算金額を記入する項目が無かったため、金額感が分からず、上長は「いくらかかる出張なのか」を把握しないまま承認せざるを得ない状況でした。そのため、月末に抽出されるレポートを見て初めて出張の金額を把握していました。

2つ目は、予約できる航空会社が限定的であったことによる出張コストの増加です。
以前のシステムでは、大手航空会社と一部航空会社に限られており、結果として毎月の出張コストが高額になっていました。コストを最大限に生かし、出張全体の費用対効果を高めるためには、MCC（中堅航空会社）を含めたより幅広い選択肢の中から選択できる仕組みが必要だと感じていました。

２.導入の決め手

ーそのような課題がある中で、システムの切り替えを検討されたきっかけは何でしたか？

中村様：社内で出張コストの効率化・最適化を進める方針が示されたことを受け、システムの見直しを行うことになりました。単に出張コストを下げるのではなく、金額を可視化したうえで、費用対効果を判断できる状態にしたいという考えがありました。

そこで、出張申請時に概算金額を確認できること、MCC（中堅航空会社）を含めた複数の航空券から選択できるシステムを条件として、出張管理システムの切り替えを検討しました。

ーピカパカ出張DXの導入の決め手を教えてください。

中村様：先ほどお伝えした2つの条件に加え、新幹線のチケット手配に対応していることもシステム選定の必須条件でした。

以前のシステムでは新幹線を含めて出張手配を一本化していたため、システム切り替え後も同様の運用を維持できることを重視していました。検討した他社システムの中には新幹線に対応していないものもありましたが、ピカパカさんは新幹線手配にも対応しており、既存の運用を変えずに導入できる点が大きな決め手となりました。

また、導入検討の段階から弊社の運用に寄り添ったご提案をいただけた点も、導入を決めた理由の1つです。
他社の説明はサービス紹介が中心となり、弊社の運用に当てはめた具体的な内容まで踏み込むことは難しい印象でした。その点、ピカパカさんは弊社の社内ルールに当てはめて、実際の画面を投影しながら一つ一つ丁寧に説明してくださいました。そのため、運用における懸念点や質問もその場で解消することができました。

３.導入後の効果とご感想

ー導入後は、どのように社内展開しましたか？

中村様：管理部門が弊社の運用に合わせた独自のマニュアルを作成し、出張者を対象とした説明会を実施しました。特に、以前の運用から大きく変わる申請から承認までの流れや、申請時の概算金額の入力方法については重点的にレクチャーを行いました。

作成したマニュアルは、ピカパカ出張DX内にある社内向けの掲示板「会社からのお知らせ」へアップロードを行い、社員がいつでも確認できる状態にしています。

説明会に参加できなかった社員には個別でフォローを行うなど、管理部門で事前に体制を整えたことも、スムーズなシステム移行に繋がったと感じています。

また、操作画面も馴染みやすく、操作に迷う社員はほとんどいなかったため、大きな混乱が発生することなく運用をスタートすることができました。

ー導入前に抱えていた課題は解決しましたか？

中村様：はい、解決できました。

特に大きな改善点は、出張申請の時点で概算金額が可視化されるようになったことです。
以前は、出張コストが事前に把握できず、承認時に出張の可否を判断することが難しい状況でしたが、現在は申請段階で概算金額を把握したうえで検討することができるようになりました。承認者が単に出張の可否を判断するだけでなく、「この金額であれば、複数の訪問先をまとめて調整した方が効率的ではないか」といった、費用対効果を意識した判断やアドバイスも行うことが可能になり、全体の出張コストも抑えられています。

ー導入によって感じたメリットはどういうものがありましたか？

中村様：管理部門としては「誰が・いつ・どこで・いくら利用したか」といった出張情報を、システム上で簡単に確認・抽出できる点にメリットを感じています。

また、学会やイベントシーズンなど手配が難しい時期でも、ピカパカさんに要望を伝えるだけでまとめて手配していただけるため、大変助かっています。以前は担当者が時間をかけて手配していましたが、今ではその負担が軽減されました。

４.今後の期待とメッセージ

ー導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

中村様：弊社と同様に「事前に概算金額を確認したい」「幅広い航空会社から選びたい」「新幹線チケットも含めて、出張手配を一括で行いたい」といった課題をお持ちの企業様は、一度検討する価値のあるサービスだと思います。また、全ての商材が法人一括精算での処理となるため、立替精算で運用を行っている企業様にもおすすめです。

さらに、初めて出張管理システムを導入される企業様でも、操作が分かりやすくスムーズに運用を開始できる設計だと感じています。

導入にあたっては、まず自社の課題を整理し「何を解決したいのか」を明確にすることが、最適なシステムを選ぶための重要なポイントになると思います。

※記事の内容は取材当時の情報です。