総務も出張者も負担が解消！
社員が”自立”する出張手配・管理システムとは？

株式会社ITCアエロリーシング

１.導入前の課題

ーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされていましたか？

個人で予約を取って個人が事後精算を行っていました。立替精算が難しい社員は代理予約していました。

ーその中でどのような課題がありましたか？

大きく2つの課題を抱えていました。
1つ目は、出張者が費用を立て替えないといけない状態でしたので、費用が個人で嵩んでしまい、お財布の負担が大きくなっておりました。立替が厳しい社員は総務に頼んできましたので、会社のクレジットカードを使用して航空券などは購入していました。当然ながら、繁忙期と重なると負担がすごくかかっていましたね。
2つ目は、経理部として出張費を管理するのが大変でした。毎月領収書を確認して明細作成しており、また、「誰が・どこで・どれくらい」利用したのかも把握する必要があるので、手間と時間がとてもかかりましたね。

２.導入の決め手

ーその運用方法からピカパカ出張DXの利用を検討したきっかけは何でしたか？

ピカパカ以外の出張予約サービスも数社問合せしましたが、会社の規模が小さく社員数も少なく、年間の旅費額も少ないため、お断りされしまうことがほとんどでした。一時的に、仕方なく一般の旅行サイトから予約をしていました。そんな中、ピカパカさんは快く対応してくださったのでサービスの導入に至りました。

ーサービスの決め手はどのようなものでしたか？

「個人の立替精算ではなく、毎月請求書払いになること」で私自身も出張者もお互いがストレスなく運用できると考えました。また、割安な国内航空券を比較して購入できることや、現在利用している経費精算システムサービスとの連携ができるとのことでしたので、ピカパカ出張DXに決めました。

３.導入後の感想

ー導入時、どのように社内周知・運用ルールを展開しましたか？

一斉に社内通知し、営業を中心に利用できるよう少しずつ浸透させていきました。

ー導入前の課題は解決されましたか？

導入前の課題は解決しました。
社員が自立したので、総務は出張予約に関してはほとんど関わらなくなりました。
特に、急な変更やキャンセルは社員自身で対応できるので、とても助かっております。
以前は、出張者から電話がかかってきて総務で変更しておりました。。。
ピカパカのスタッフは対応がスムーズでストレスがありません。

ーピカパカ出張DXに触れた時の印象や感想はありましたか？

ピカパカ出張DXの画面は一般の旅行サイトと同じであり、分かりやすかったため、利用方法を直接指導受けなくとも利用できたことが良かったです。シンプルな画面なので簡単に予約できています。

ー今後ピカパカ出張DXに改善して欲しい点や期待することはございますか？

英語でのサイト表記や問合せ等ができるようになったら、更に良いと思っております。外国籍社員も出張に行くことがあるので、、。ただ、一部サービスは英語対応しているとお聞きしたので、これからのサービス向上に期待します。

ー導入後の予想外のメリットはありましたか？

新幹線の予約が、とにかく便利になりました。エクスプレス予約との連携により、直前の予約、変更が簡単になりました。新幹線の遅延や運休時にもスムーズに乗車でき、時間を有効に使えるようになるので助かっています。またピカパカ出張DXの管理画面に航空券やホテルとさらにエクスプレス予約の利用記録も反映されるのが良いです。

ー最後にピカパカ出張DXを検討している企業担当者に一言お願いします。

社員が「自立」したので、管理がとても助かっています。
出張予約や管理の部分に課題を感じていれば、是非ピカパカさんに相談してみて下さい。