COLUMNピカパカ出張DXコラム
【2025年4月施行】旅費法改正を徹底解説！「実費精算化」の事務負担の対策とは？
2025年4月の旅費法（国家公務員等の旅費に関する法律）の改正により旅費の定額支給から実費精算への移行となりました。制度は新しくなっても、申請や承認、精算の手続きがアナログなままでは、領収書の突き合わせや、上限金額のルール違反チェックといった「人の手による確認作業」が増えていることが現実の課題となっています。
本記事では、施行後の実態を踏まえ、今こそ取り組むべき出張管理のデジタル化について解説します。
目次
2025年4月施行「旅費法改正」とは
2025年4月に施行された「旅費法改正（国家公務員等の旅費に関する法律）」は、昭和25年の制定以来、約75年ぶりとなる見直しです。
一言でいうと、「時代遅れな定額制をやめ、実態に即した実費精算とデジタル化への移行」です。主なポイントを4つに整理して解説します。
1. 「定額支給」から「実費精算」への移行
これまで、宿泊代などは地域ごとに決められた「定額」が支給されていました。しかし、近年のホテル代高騰により、支給額では足りず職員が自腹を切るケースが問題となっていました。
- ✔ 宿泊費： 定額支給から、「上限付きの実費支給」に変更されました。
- ✔
- ✔ 特急料金： 従来の「片道100km以上」という距離規定が廃止され、実費支給に統一されました。
- ✔ 車賃・交通費： 1kmあたりの37円の定額支給を廃止し、実費支給に統一されました。
2. 日当の再定義
出張日当が見直されました。原則として「日帰り出張」の日当は廃止され、宿泊を伴う場合のみ「宿泊手当」に変更されました。原則として宿泊を伴う出張のみの支給となりました。
3. 職員の立替払いを無くす「直接払い」
職員の多額の立て替えを解消するため、「国や組織が旅行代理店、クレジットカード会社などへ直接代金を支払う」ことを推進することになりました。法人カードや出張管理システムの活用が、今や運用の前提となっています。
4. 証憑書類（領収書等）の電子保存
旅費法改正に合わせ、紙の領収書の原本提出ではなく、電子データ（スキャナ保存・電子取引データ）での精算が可能になりました。これにより、「紙とハンコ」の事務作業を大幅に削減できます。
監修者:勝間
2026年現在、旅費法改正の施行から1年が経ち、「実費精算による確認工数の増大」に悩む自治体や企業が増えています。制度は変わっても、アナログな申請方法が残っていることが原因です。
管理部門を悩ませる「実費精算化」による事務負担の増加
以前の「決まった金額を払う（定額支給）」から「実際にかかった金額を払う（実費精算）」に変わったことで、管理部門の業務量は増えています。
1. 領収書のチェック作業
実費精算となったことで、担当者はすべての出張の領収書を一枚ずつ確認しなければならなくなりました。以前は役職に合わせて計算するだけで済みましたが、現在は申請された金額と領収書の金額が合っているか、すべて人の目で確かめる作業が発生しています。
2. 規程違反のチェックとやり直し作業の増加
職員が出張規程内の金額で予約できているかもチェックしなければなりません。もし上限を超えていれば、本人に書類を戻してやり直させたり、特別な理由を聞いたりする手間が起きています。
監修者:勝間
実費精算になったことで、事務作業が増えている現場が多いです。旅費法改正でも認められている通り、会社から直接業者にお金を払う仕組み（直接払い）へ切り替えることが、この大変な作業から抜け出す唯一の近道です。
民間企業・自治体が今すぐ取り組むべき3つの対策
旅費改正法が施行されてから、デジタル化を進めている組織とそうでない組織で、事務効率に大きな差が出ています。今からでも遅くない、具体的な3つの対策をご紹介します。
1. 会社のルール（旅費規程）を見直す
まずは、出張旅費規程を時代に合わせて見直すことが必要です。ホテル代が上がっているのに上限が低いままだと、職員が差額を補填することになり不満がたまります。旅費法改正にならって、「一律〇〇円」という固定ルールをやめて、東京・大阪などの都市部は上限を高くする、または繁忙期のみ上限を引き上げるなど実態に合わせた上限金額に設定し直すことが大切です。
2. 職員に立て替えをさせない「直接払い」を取り入れる
旅費法改正により、国から宿泊業者等への直接支払いが可能になりました。法人カードや出張管理システムを使い、会社がまとめて後払いで支払う仕組みを作れば、職員は精算の手間がなくなり、管理部門も領収書を一枚ずつチェックする苦労から解放されます。
3. 紙のやり取りをやめてデジタル化させる
いまだに紙の申請書に領収書を貼ってハンコをもらう、エクセルで作ってフォルダに保存している、という作業が残っているなら、今すぐデジタル化すべきです。出張管理システムを使えば、出張稟議から手配、精算までシステム一つで済み、手入力によるミスもなくなります。旅費法改正でも推奨されている「デジタル完結」を、便利な出張管理システムを使って実現しましょう。
監修者:勝間
一番やってはいけないのが「今まで通りのやり方で実費精算だけを始める」ことです。事務負担が増えるのは目に見えています。この3つの対策をセットで行うことが、管理部門を救うカギになります。
ピカパカ出張DXが叶える「出張管理のDX化」
「出張管理システム」とは、予約から精算までのデータをデジタルでつなぐ仕組みです。国家公務員が実費精算へ完全に切り替わったため、アナログな管理を続けることは、事務作業のミスを増やしかねません。国が実費支給に動いている今こそ、管理体制をデジタルへ変え、業務を効率化させる絶好のタイミングです。
1. これ一つで完結！あらゆる出張サービスをまとめて手配
ピカパカ出張DXは、国内・海外を問わず、出張に必要なあらゆるサービスを一つの窓口でカバーします。
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2. 管理部門（経理・総務）のメリット
システムで一元管理できることによって、バックオフィスの負担を軽減します。
- ● 目視チェック作業が不要： 「予約データ＝請求データ」になるため、領収書と申請金額を突き合わせる膨大な確認作業から解放されます。
- ● 支払事務の一本化： 毎月の支払いは「会社への一括請求」にまとまり、バラバラだった振込作業や精算処理が一つに集約されます。
- ● 主要システムと直接連携： Concur Expense、楽楽精算、マネーフォワード クラウド経費、勘定奉行クラウド等と連携し、手入力ミスを排除します。
3. 出張者のメリット
現場の不満を解消することが、組織全体の生産性向上につながります。
- ● 立替精算の負担がなくなる： 法人一括精算（後払い）により、個人による数万円単位の立て替えをなくすことができます。
- ● 書類作成の手間を軽減： 領収書の保管や精算書への金額入力といった、本来の業務を妨げる事務作業がなくなります。
- ● 手厚いサポート体制： オンラインで簡単に予約ができる一方、ピカパカ出張DXではオンラインで解決できない複雑な旅程や急な予定変更など、専門スタッフが迅速に対応する有人サポートも充実しています。
監修者:勝間
「国が実費精算に変えたのだから、我々も変えるべきだ」という正当な理由がある今が、出張管理システムの導入に絶好のタイミングです。ピカパカ出張DXなら導入費用がかかりません。事務負担を一気に解消しませんか？
まとめ
2025年4月の旅費法改正により定額支給から実費精算に変更する企業が多くあり、バックオフィス業務をデジタル化する最大のチャンスです。実費精算化により事務作業の負担が増える前に、システムによる一元管理の検討を始めることをお勧めします。