COLUMNピカパカ出張DXコラム
「ピカパカ出張DX」導入後の運用フローを解説！出張管理システムが解決する企業の課題
「出張者の立替精算をなくしたい」「出張の精算業務を軽減したい」「出張費のコストを削減したい」
ピカパカ出張DXは、多くの企業が抱える課題を解決できる出張管理システムです。
本記事では、具体的な企業の困りごとを例に挙げ、ピカパカ出張DXがどのように業務を改善できるのか、その導入メリットと運用のポイントを徹底解説します。
ピカパカ出張DXの3つの強み
ポイント①
圧倒的な品揃え
請求書での後払いが可能
国内外合わせて航空券は132社、ホテルは64万軒から選べます。
ポイント②
感覚的に操作できる
シンプルな出張予約
わかりやすい画面操作で、3ステップでの予約完了が可能。複雑なマニュアルなしで幅広い年代の社員がスムーズに利用できます。
ポイント③
出張情報はシステム一つで
全て把握できる
いつ、だれが、いくらで、といった出張情報が確認でき、エクセルでのデータ送付の他、web上でも確認が可能です。
ピカパカ出張DXの基本的な流れ
- 1 出張稟議申請・承認
- 2 航空券、ホテルの予約
- 3 会社へ一括請求
- 4 請求書受領または経費精算システムと連携～会計
基本的な流れにおいて、企業の課題と担当者の困りごとを例に、ピカパカ出張DXが何ができるかを解説していきます。
1. 出張稟議申請・承認
【課題】出張稟議は紙で行っている。DX化したい
出張者
出張稟議はエクセルに入力し、上司にハンコをもらっています。デジタルハンコにはなったものの、上司が帰社するまで待たなければいけないこともあり、手配が遅れてしまいます。
✅ ピカパカ出張DXなら！
rakumoやkickflowなど既に稟議システムを導入している場合は、稟議番号を請求明細に紐づけて出張データ管理することができます。
稟議システムを導入していない、紙で行っている場合は無料オプションで稟議、承認機能をつけることができます。外出先からスマホでも承認できるので上司の帰社のタイミングを待たなくても大丈夫です。
【課題】出張稟議の時点から料金が知りたい
承認者
出張の稟議申請が来たが、おおよその料金がざっと書いてあるだけで「実際はいくらかかる出張なのか」を把握できない。しかし滞らせるのも問題なので承認せざるを得ない…
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出張申請の時点で出張にかかる概算金額※が可視化できます。実際の金額は予約確定時となりますが、おおよその金額を知っておくには便利な機能です。承認を得た金額と、実績の突合が可能です（実績確認機能）。
→ この問題を解決した企業のインタビューはこちら2. 航空券、ホテル、新幹線等の予約
【課題】出張コストを削減したい
出張者
安い航空会社を探すため複数の予約サイトを見比べていて、時間がかかる。本来の業務の時間がなくなっています。
管理部門
他社システムを使っていますが、予約できる航空会社が限定的でホテルの取り扱い数も少なく、コスト削減ができません。
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LCC（格安航空会社）やMCC（中堅航空会社）といった幅広い選択肢を横断検索でき、国内外合わせて航空券は132社、ホテルは64万軒から選べる圧倒的な品揃えがあるため、コスト削減が可能です。さらに導入費は0円からスタートできます。
→ この問題を解決した企業のインタビューはこちら【課題】システムの使いやすさを重視したい
管理部門
他社システムを使っていますが、予約がスムーズにできず、操作が煩雑で利用者からも不満の声が上がっています。
✅ ピカパカ出張DXなら！
シンプルな操作性だから従業員みんなが使えるサービスで、初めての方でも直感的に使えます。
「予約操作が分かりづらい」「手配ルールが浸透しない」などのクレームが起こりにくく、
管理部門が個別に出張者に説明する手間がほとんど不要です。システムに不慣れな方や幅広い年代の社員様でもスムーズに運用を開始できます。
【課題】出張予約状況の可視化をしたい
管理部門
社員がバラバラで予約すると、「誰が・いつ・どこで・いくら利用したか」がすぐに把握できません。また出張費がいくらかかっているかも把握できません。
✅ ピカパカ出張DXなら！
管理画面から移動・宿泊状況が一目で確認できます。月の途中でも概算金額の抽出が可能で、常に最新の状況をシステム上で可視化できます。
【課題】旅費規程を超えた予約、差し戻しを減らしたい
出張者
宿泊費に上限があるのは知っているが、予約時に出張規程をいちいち確認するのが面倒。
管理部門
規程上限を超えた予約が多く、差し戻し依頼や修正に、時間と手間がかかっています。
✅ ピカパカ出張DXなら！
規程上限以内の選択肢だけを表示させることが可能です。部署や役職ごとに細かく設定できるため、規程遵守の徹底と差し戻しの手間を激減させます。
3. 会社へ一括請求
【課題】出張者の立替精算をなくしたい
出張者
自分のお金を一旦使って予約しないといけないのが負担です。また、領収書の管理が手間で、精算書類の作成に時間がかかっています。
管理部門
大量の領収書チェックに追われ、ミスや差し戻しの作業が大きなストレスです。
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航空券、宿泊、新幹線などを一括請求書で後払いが可能なので社員の立替精算が不要です。所属部署や期間ごとの抽出も簡単で、管理工数を劇的に削減します。
4. 請求書受領または経費精算システムと連携～会計
【課題】経理業務を軽減したい
管理部門
出張データの入力作業や、既存の経費精算システムへの転記作業が負担。システムごとにデータ形式が異なり、手作業での加工に時間がかかっています。
✅ ピカパカ出張DXなら！連携で業務を自動化
ピカパカ出張DXは企業の精算、会計方法によって、2つのパターンの対応が可能です。 自社の既存システムに合わせて運用できるのがメリットです。ケース① 経費精算システムとの連携～会計
- ・CSV、APIでデータを繋げるので出張者の手入力防止ができます。
- ・事業部ごとにPL管理（損益管理）が可能になります。
- ・費用・出張内容をまとめてデータ管理ができます。
- ・出張者の入力ミスによる差し戻し、修正作業を未然に防げます。
- ・各社より会計連携されるオプションがあり、手入力の手間が省けます。
■ コンカー「Concur Expense」（API連携）
■ ラクス「楽楽精算」（CSV連携）
■ Money Forward クラウド経費（CSV連携）
ケース② 請求書の受領～会計
- 出張内容がわかりやすい請求データ：
- 法人カードのように「何に使ったか不明」という事態を防ぎます。購入日・利用日・区間・便名などの明細付きで請求書が発行されるため、部署ごと社員ごとの利用状況が一目瞭然でデータ分析にも役立ちます。
- 会計システムと連携：
- Bill OneやTOKIUMインボイスなど、各社サービスのオプション機能で会計までデータを連携することもできます。アナログな入力作業から、自動化したフローへと転換できます。
- 立替精算を撤廃：
- 全額を請求書で一括処理するため、社員による立替や精算処理が不要になります。
ピカパカ出張DXを導入する際のよくある質問
Q. 導入後、社員への説明はどうすればいいですか？
システム内に操作マニュアルや動画が完結しているため、迷わず利用できます。ご希望があれば営業担当による説明会実施や、社内掲示板への資料アップも可能です。
Q. 会社の規模が小さくても導入できますか？
利用金額のノルマ等はありませんので、少人数の企業様でも規模を問わずご導入いただけます。
Q. 航空券、ホテル以外の予約は何ができますか？
ピカパカ出張DXでは、航空券やホテル、新幹線だけでなく、レンタカー、貸切バス、会議室、eSIMやポケットWiFi、旅行傷害保険まで、出張に必要なあらゆる商材の手配が可能です。
→ 出張関連サービスの詳細はこちら
Q. 導入までどのくらいの日数がかかりますか？
お申込書受領から1週間程度で、初期設定を完了しご利用開始のご案内が可能です。クラウド型システムのため、スピーディーに運用をスタートいただけます。
Q. 出張費のコスト削減はできますか？
はい、多くの導入企業様で大幅なコスト削減を実現されています。LCCやMCCを含む最安値を一括検索できる点に加え、規程上限設定による抑制効果、さらには事務工数の削減により、目に見える経費と見えない人件費の両面でコストダウンが可能です。
→ 導入事例・お客様の声はこちら
まとめ
出張管理システム「ピカパカ出張DX」の導入は、煩雑な手配業務を効率化するだけでなく、立替精算の撤廃やガバナンス強化など、企業全体に大きなメリットをもたらします。 簡単な予約画面で、幅広い年代の社員がスムーズに利用できる点も魅力です。 まずは無料のオンラインセミナーやデモ画面で、実際の使い勝手をぜひ体験してみてください。