COLUMNピカパカ出張DXコラム
出張申請フローを効率化する5つの具体策｜システム導入で手間とミスを削減する方法
「出張申請のたびに紙の書類が増えている」「精算ミスが多く、差し戻し作業に追われている」。このような課題を抱える企業は少なくありません。出張申請フローの非効率は、出張者・承認者・管理者の全員にストレスを与え、生産性を低下させる要因となります。本記事では、出張申請フローを効率化するための具体的な改善ポイントと手法を詳しく解説します。
出張申請に不便を感じていませんか？
エクセルやワードなどの様式を使用した出張申請フローでは、立場ごとに異なる負担・ストレスが発生しています。まずは現場でどのような不便が生じているのか整理しましょう。
出張者が感じる不便なこと
出張者にとって、本来の業務外である「事務作業」の負担は最も大きな不満要素です。
- 申請書の作成に時間がかかる：記入項目が多く、時間がかかり手間。
- 領収書の管理・貼り付け：領収書を紛失しないよう管理し、紙に貼って提出するアナログな作業。
- 立て替え払いの負担：高額な旅費や宿泊費を自腹で立て替えることによる金銭的負担。
- 承認の停滞と督促：上司の外出中や会議中に承認が止まったり、督促をする作業が発生。
承認者、管理者が感じる不便なこと
現場だけでなく、チェックや支払いを行う管理側も多くの工数に負担を感じています。
- 規程違反の目視チェック：上限金額超えや座席グレードのミスがないか、一件ずつ規程と照らし合わせる確認作業。
- 不備による差し戻し：記入ミスや添付漏れがあるたびに本人へ差し戻し連絡を行い、修正をする作業。
- 支払い・振込データの作成：大量の領収書を一枚ずつシステムへ入力し、出張件数分の振込データを作成する負担。
出張申請フローを効率化する5つの具体策
出張申請の効率化ができていない企業の多くは、「紙をデジタル化しただけ」に留まっています。しっかり効率化させるには、「入力・手配・承認・精算・管理」の5つの段階において、人間の判断や手作業を介在させないフローを構築することが重要です。
1. 【事前申請】多段階承認と入力項目のミニマム化
申請フローが滞る最大の原因は、複数名の承認ルートと、過剰な入力項目です。ここを見直すだけで、申請から承認までの行程を短縮できます。
- 承認ルートの見直し：もっとも効果的なのは「承認者の数」そのものを減らすこと。現場を一番知っている上長がOKを出せば、それ以上の階層は承認不要にするなどを検討。
- 入力項目の「選択式」への変更：自由記述（手書きや自由入力）を減らし、選択肢から選ぶ形式にする。
2. 【手配連携】申請システムと予約サイトを統合する
申請が通った後に、出張者が別サイトでホテルや航空券を探すのは手間です。申請システムと予約サイトを統合することで、情報の二重入力を無くします。
BTM（出張管理システム）導入のメリット：
- 承認された予算内でのみ検索・予約が可能になり、規定違反を物理的に防止。
- 予約内容（日時・金額・宿泊先）が自動で精算書に同期される。
- 参考記事：【2026年版】出張管理システムおすすめ10選を徹底比較！導入メリットと選び方も解説
3. 【精算処理】会社に一括請求により「社員の立て替え」の廃止
出張申請フローの中で最も時間がかかり社員の負担になるのが「精算」です。社員の立て替えをなくし、会社へ直接請求が届く仕組み（法人一括精算）を導入するのが効率化の最短ルートです。
| 手法 | 削減できる工数 |
|---|---|
| 法人カード連携 | 利用明細が自動取り込みされるため、領収書との照合作業が激減。 |
| 請求書一括払い | 振込件数が「出張件数分」から「月1回」になり、経理の振込作業を軽減。 |
4. 【ガバナンス】「差し戻し」をゼロにする仕組み
管理者が頭を抱えることの多くは「社内規定を守っていない」または「不備」による差し戻しです。人の目でチェックするのではなく、申請時にシステムが自動判定する仕組みの構築が不可欠です。
- 上限額の自動判定：役職や地域に応じた予約上限額をシステムが制御し反映させる。
- 領収書AI読み取り：OCR技術で日付・金額・品目を自動抽出。入力ミスを物理的に排除。
- 「不備があればボタンが押せない」設計にすることで、管理者の確認作業を「承認」のみに絞り込めます。
5. 【可視化】データに基づく出張コストの最適化
効率化の最終ステップは、フローから蓄積されたデータを分析し、会社全体のコストを適正化することです。誰が、いつ、どこに、いくらで出張しているかをリアルタイムで把握できる体制を整えます。不要不急の出張パターンを抽出し、Web会議への切り替えを促す判断基準ができるなど分析で得られる成果は多くあります。
出張フローを効率化するならピカパカ出張DX
「効率化のポイントはわかったが、自社でどう運用を変えればいいのか？」という疑問への答えが、ピカパカ出張DXにあります。累計3,500社の実績に基づき、前述した5つの課題をどのように解決するのか説明していきます。
1. 【事前申請】システム上で出張稟議・承認ができる
ピカパカ出張DXには、「出張稟議機能」が備わっています。紙の書類やメールでのやり取りを排除し、申請フローのミニマム化を実現します。
- モバイル承認で停滞ゼロ：承認者は外出先からスマホひとつで承認・否認が可能。申請者は承認者帰社を待つ必要がなくなります。
- 柔軟なルート設定：自社の組織体制に合わせて承認ルートを構築でき承認フローを最適化できます。
2. 【手配連携】予約と出張申請が「一つのシステム」で完結する操作性
出張申請サイトと予約サイトを別々に開く必要はありません。ピカパカ出張DXなら、システム内でホテルや航空券を選んだデータが、そのまま申請情報として紐付きます。
- 圧倒的な手配網：国内外の航空券132社、ホテル64万軒から最適なプランを瞬時に比較。LCCも含まれるため柔軟な手配が可能です。
- 予約内容はシステムに反映：予約内容をエクセルやドキュメントなどの別フォームに記載しなおす必要はありません。
3. 【精算処理】「立て替え」をゼロにする法人一括精算
出張後の精算作業は時間がかかり、社員・管理者ともに負担となります。ピカパカ出張DXは、「会社一括後払い」という仕組みにより、この課題を根本から解決します。
- 立て替えが要らない：あらゆる出張関連サービスを会社への一括請求に集約。出張者の立て替えが不要になります。
- 経理工数の削減：振込作業や領収書の照合作業が月1回の請求書処理のみになるため、管理部門の負担を最小化します。
4. 【ガバナンス】「差し戻し」をゼロにする自動制御機能
管理者が「目視」で行っていたチェックを、ピカパカ出張DXが代行し、不備や社内規定額の超過を未然に防ぎます。
- 規定違反の自動ブロック：役職や地域に基づき、上限額を超えた予約や座席クラスを制御。規定違反を物理的に防ぎます。
- 予約データの自動反映：予約確定と同時に管理データへ反映されるため、手入力による「金額の間違い」や「日程の不備」を防ぎます。
5. 【可視化】リアルタイムデータで出張コストを適正化
蓄積された出張データを分析し、会社全体のコストを適正化します。
- 直前予約率の把握：予約が直前すぎる部署を特定し、早期予約を促すことで航空券・宿泊費を低減します。
- ホテル利用傾向の分析：利用頻度の高いエリアを特定し、適正価格のホテルへ変更を促すなどデータに基づいた対策が可能です。
まとめ：出張申請フローの効率化は企業の生産性を高める
出張申請フローの効率化は、単なる事務作業の削減に留まらず、社員が本来の業務に集中できる環境を整え、企業全体の生産性を向上させるための重要な施策です。これまでの非効率な運用を見直し、効率化を実現しましょう。