COLUMNピカパカ出張DXコラム
出張費削減の決定版！出張コストを落とす5つのポイントと出張管理システムの選び方
インバウンド需要による宿泊費の高騰や円安の影響で、企業の出張コスト・経費は年々増大しています。多くの管理部門が「出張費を削減したい」と考えながらも、具体的にどこから手をつければ従業員の満足度を下げずにコストカットできるのか、悩まれているのではないでしょうか。
本記事では、出張費が減らない根本的な原因から、即効性のある5つの出張費削減ポイント、さらには最新の出張管理システム（BTM）の比較まで徹底解説します。この記事を参考に、自社の出張管理を見直し、大幅な経費削減、コストカットを実現しましょう。
この記事の目次
なぜ今のやり方では出張費が減らないのか？
コストカットや経費削減を始める前に、まずは「なぜ今、出張費が増え続けているのか」という現状を正しく把握する必要があります。経費が増える主な要因は以下の3点です。
宿泊費高騰と「予約困難」の現実
インバウンド（訪日外国人観光客）の急増に加え、人件費や光熱費の上昇がホテルの客室単価を押し上げています。主要都市の宿泊費はここ数年で1.5倍〜2倍近くまで上昇しており、かつて1万円以下で泊まれた標準的なビジネスホテルが、2026年現在繁忙期には2万円を超えるケースも珍しくありません。
さらに深刻なのは、単価の上昇だけでなく「空室が見つからない」という問題です。直前予約が困難になったことで、出張者は予算を超えた高額なプランを選ばざるを得なくなっており、これが出張経費を増大させる一因となっています。
長年変わらない出張規程
「宿泊上限は一律○万円」といった10年以上前の出張経費の規程を使い続けていませんか？また、役職による出張手当の金額が現在の相場に合わないなど、「今までこれでやってきたから」という理由で経費を見直しをしていない場合は要注意です。
従業員ごとに異なる予約手配方法
各自が自由に予約サイトを選んでいる「バラバラ手配」では、旅程に最適な金額を算出するのは難しいでしょう。また、ポイント目的で高額なプランを選んでしまうといったリスクを排除できません。 「安価」な選択肢を選べる仕組みを構築 し、コスト・経費の最適化をする必要があります。
出張費削減を成功させる5つのポイント
1. 航空券代を削減する
航空券代金は同じ区間・同じ日程であっても、利用する航空会社や予約のタイミングによって料金が変動します。社内ルールを徹底することで、年間で数百万円規模のコストや経費削減に繋がるケースも少なくありません。
LCCなど多くの選択肢から選ぶ
JALやANAといった大手航空会社だけでなく、ピーチ、ジェットスターなどのLCC（格安航空会社）を選択肢に含めることで大きなコスト削減になります。近年ではLCCも主要路線での就航数が増え、安定した定時運航率を維持しています。
予約するタイミングを検討する
航空券の価格は、空席が少なくなるほど、また出発日が近づくほど高騰します。出張が決まっているのに予約を後回しにすることは、企業にとって大きな損失です。
具体的な取り組み：
・「出張確定後、原則3日以内に手配を完了させる」という行動指針の徹底。
・「21日前」「28日前」など、早期割引（早割）の適用期間内での予約を強く推奨する。
・直前予約が必要な場合は「株主優待割引」を活用できるシステムを導入する。
出張時期・日程の調整
出張コストを抑えるシンプルな方法は、航空券が割高になる「繁忙期」を避けることです。連休絡みの日程、目的地で大規模なイベント（展示会、コンサート、学会など）が開催される時期は、通常時の2倍〜3倍に価格が膨れ上がることも珍しくありません。数日ずらすだけでコストや経費が下がる場合、出張日程に柔軟性を持たせるよう社内に周知することが必要です。
2. 宿泊費を削減する
宿泊費は出張経費のなかでも大きな割合を占めますが、一律のルールで縛るのではなく、「宿泊の実態」と「地域の相場」に合わせた柔軟な設定を行うことが、無理のないコスト削減の鍵となります。
不要な前泊、後泊をなくす運用の徹底
なんとなく慣習化している「前泊」や「後泊」を見直すだけで、宿泊費だけでなく日当の削減にもつながります。移動時間の工夫や、オフィスを経由せず現地へ直行・直帰することを推奨し、本来不要な宿泊コスト・経費を徹底的にカットします。
具体的な取り組み：
・「午前10時以降の打ち合わせは当日移動とする」など、前泊を認める基準を明確に定める。
・新幹線や航空機の始発・最終便を有効活用するスケジュール作成を促す。
エリア別で宿泊上限額の設定
全国一律の上限設定では、物価の高い都市部でホテルが見つからず、逆に地方では不必要に高価なホテルに泊まってしまうといった歪みが生じます。「東京・大阪などの主要都市は1.5万円、その他の地方都市は1万円」のように、エリア別の相場に合わせた上限設定を設けることで、実態に即したコストや経費削減を実現します。
設定のポイント：
・定期的に宿泊相場を確認し、あまりに実態と乖離している場合は規定を見直す
・繁忙期のみ「上限のプラス20%まで認める」といった特別条項を設けることで、柔軟な運用とコンプライアンス維持を両立させる。
3. 出張の必要性を見直す
最大の削減策は「出張そのものを減らすこと」です。
Web会議を積極的に利用する
初回の商談や重要な会議以外はWeb会議を積極的に利用するなどの基準を設けます。
出張スケジュールを集約する
複数の案件を同じエリアで固めるなど、1回の出張で複数の目的を果たすスケジュール管理を徹底します。
4. 日当、手当を削減する
日当や手当の過剰な支給を見直します。
財務省のアンケートを参考に金額を見直す
財務省の調査では国内日当の平均は2,000円〜3,000円程度。世間相場と照らし合わせ、高すぎる場合は調整を検討します。
長期出張規定を導入する
30日以上の滞在時には日当を20%減額するなど、手当の減額制を導入します。
5. 予約方法を見直す
「どこで予約するか」が出張費削減には大きなポイントです。
旅行代理店の見直し
「ずっと使ってきた旅行会社だから」「慣れているから」という理由で出張手配を任せていませんか？最新のニーズに応えられる旅行会社を探すことも大切です。
出張管理システム（BTM）の取り入れ
一つのシステムで航空券、宿泊、新幹線の予約ができるだけでなく、出張稟議、精算を一度に行える出張管理システムがおすすめです。会社一括請求にすることで、精算に伴う人件費も同時に削減します。
「出張費を徹底削減」できる出張管理サービスおすすめ5選
出張管理システム（BTM）を導入すると、安価なLCCの活用や宿泊セット割による旅費の直接カットに加え、精算にかかる見えない人件費を大幅に削減できます。ここでは、特にコスト削減実績に定評のある5サービスを厳選して紹介します。
1 ピカパカ出張DX
導入費0円。LCCを含む豊富な選択肢で最安値を簡単検索。社員の立て替え払い不要・一括請求で、出張費の削減とバックオフィス工数の効率化も同時に叶えられます。
| 導入・月額費用 | 導入費用0円、月額費用0円～ |
|---|---|
| 直接コスト削減 | 132社の航空会社からLCCを含めた最安値を一括比較。さらに「宿泊費上限設定」により、社内規定オーバーの予約をシステムで未然にブロックし、旅費の膨張を防ぎます。 |
| 間接的コスト削減 | 会社への一括請求により、全社員の立替・精算業務を効率化。経理担当者の確認・振込作業などのバックオフィス人件費を大幅に削減します。 |
■ 導入事例：タビオ株式会社（「靴下屋」展開）
実際に導入後は、大幅なコスト削減を実現できました。従来は大手航空会社に限定されていたため柔軟な選択ができませんでしたが、ピカパカ出張DXでは LCCやMCC※など幅広い航空会社を横断的に検索・比較できるようになったことが大きな要因です。
大手旅行会社の法人システムを利用していた頃に比べると、出張者手配がメインとなり、管理部門の代理手配が軽減され、処理にかかる時間が4〜5割程度削減された体感があります。
2 Racco
楽天トラベルの在庫を法人価格で。ポイント還元による実質的な削減にも強み。
| 導入・月額費用 | 導入費用0円、月額費用0円 |
|---|---|
| 直接コスト削減 | 一般予約にはない「Racco限定プラン」で宿泊費を直接抑制。さらに付与される楽天ポイントを法人に集約させ、次回の出張費に充てることで実質的な旅費を下げます。 |
| 間接的コスト削減 | 予約制御機能によって役職やエリアに応じた宿泊上限金額の設定やプラン制限が可能 |
3 ビズバンス
JTB独自の法人レートを活用。データ分析による無駄の徹底排除に特化。
| 導入・月額費用 | 導入費用110,000円～、月額費用33,000円～ |
|---|---|
| 直接コスト削減 | JTBの強力な仕入れネットワークによる法人専用レートを確保。航空券とホテルのダイナミックパッケージ予約により、個別手配よりも安価な組み合わせを実現します。 |
| 間接的コスト削減 | （別途費用発生）出張分析レポートにより「不当に高い出張」を可視化。データに基づく規程の見直しや、不正・無駄な出張の徹底的な抑制により、中長期的な管理コストを削減します。 |
4 出張なび
新幹線利用が多い企業へ。JRセットプランで「宿泊費実質ゼロ」も可能。
| 導入・月額費用 | お問い合わせ |
|---|---|
| 直接コスト削減 | 日本旅行が得意とするJRセットプラン（新幹線＋ホテル）を活用できるので特に国内の出張が多い会社におすすめです。 |
| 間接的コスト削減 | 煩雑な新幹線予約とホテル予約の窓口を一本化。手配漏れや直前予約による高騰を防ぎ、予約に関わる出張者の時間的コストを大幅に低減します。 |
5 出張手配プラス
豊富な出張サービスの提供を一括管理。固定費なしで無駄を徹底排除します。
| 導入・月額費用 | 導入費用0円、月額費用0円 |
|---|---|
| 直接コスト削減 | 航空会社、新幹線、さらには高速バスまで網羅。あらゆる移動手段からシステムが最安値を推奨するため、移動コストの選択基準が最適化されます。 |
| 間接的コスト削減 | 予約と同時に経理データが生成されるため、精算確認の工数を削減。使った分だけの発券手数料制により、出張が少ない月の維持コストも抑えられます。 |
出張の予約システムを変えることで想定されるメリット・デメリット
予約システムを導入し、手配方法を一本化することで、目に見えるコスト（航空券や宿泊代）だけでなく、目に見えないコスト（経費や事務工数）も大幅に削減できます。一方で、全社的な運用ルールが変わることによる懸念点も存在します。
◎ メリット
- 直接的な出張費の削減：
システム上で最安値のプランが自動抽出されるため、安価な予約が可能になります。また、規程違反の予約をシステムが未然にブロックするため、過剰な贅沢を確実に防げます。 - 精算・事務工数の大幅カット：
法人一括精算を利用することで、社員の立替払いや領収書の回収・手入力が不要になります。経理担当者の確認作業や振込件数も減少します。 - 出張実態の可視化と統制：
「いつ、誰が、どこで、いくら使ったか」がリアルタイムで集計されるため、不正の抑止だけでなく、次年度の予算策定やコストや経費の分析が容易になります。 - 危機管理体制の強化：
災害や事件発生時、出張者の滞在先を即座に把握し、安否確認を迅速に行うことができます。
× デメリット・懸念点
- システム導入・利用料の発生：
初期費用や月額固定費、あるいは発券ごとの手数料が発生します。これらは、削減される実費や人件費とのバランスを考慮して検討する必要があります。 - 予約の自由度が下がる：
特定の予約エンジンに限定されるため、「普段使っているお気に入りの予約サイトを使いたい」という従業員から反発が出る可能性があります。 - 社員への周知・教育が必要：
新しいシステムの操作方法や、新ルールを社内に浸透させるための説明会やマニュアル作成の手間が一時的に発生します。 - ポイント付与の制限：
法人契約プランの場合、個人のポイント付与が制限されることがあります。
導入を成功させるコツ
デメリットの多くは、「なぜ導入するのか」という目的（経理の負担軽減や従業員の立替解消など）を明確に周知することで解消できます。特に、社員にとって「自分がお金を出さなくて済む（立替不要）」というメリットは、自由度の低下を補ってメリットとして受け入れられやすいポイントです。
出張費削減に関するよくある質問
Q. 経費削減でやってはいけないことは何ですか？
過度な日当カットや、安価に抑えることを重視しすぎてサービスが悪い、安全性が確保しにくいなどの宿泊を強要することです。従業員の安全やモチベーション、業務効率を損なう削減は、結果として離職や生産性低下を招き、逆効果となります。
Q. 出張費が出ないのは違法ですか？
業務命令で発生した実費（交通費・宿泊費）を会社が一切負担しない場合、労働基準法違反や民法上の不当利得にあたる可能性が高いです。日当（手当）については、規程に定めていない限り法的義務はありません。
Q. 出張中の食事代は自腹ですか？
多くの企業では、日当を「食事代などの諸雑費」として支給しています。その金額を超えた場合は自腹となります。ただし、取引先との会食などは接待交際費として認められます。
Q. 出張費の相場は1日いくらですか？
役職にもよりますが、国内日当は2,000円〜3,000円、宿泊費は主要都市で10,000円〜15,000円が相場となっています。
参考：財務省「旅費に関するアンケート調査結果」
まとめ
出張費の削減は、単に従業員に我慢を強いるのではなく、長年放置された規程を見直し、デジタルツールを活用して「ムダ」を削ぎ落とすことから始まります。宿泊費の高騰が続く今だからこそ、予約の仕組みそのものを変え、コスト・経費削減と業務効率化を同時に実現しましょう。適切なシステムの導入が、企業のガバナンスを一段上のステージへと押し上げます。