ビジネスカードだけでは不十分！？
出張者と管理部門、双方の負担軽減を両立した方法とは

株式会社TACT

１.導入前の課題

ーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

福田様：個人で立て替えて、都度経費精算を行っていました。

ーその中でどのような課題がありましたか？

福田様：大きく2つあります。
1つ目は、私が営業を担当していた時に感じていた「立替精算の負担」です。
出張が頻発するような時期には負担が大きくなりますし、出張の機会が多い若手のメンバーほど立替金額が多い傾向にありました。私も営業時代、多い時で月に20〜30万円を立て替えることもあったので苦労しました。そうした経験から、現在の立場になった時に出張精算の改善をしようと着手した経緯があります。

2つ目は、管理部門となってから感じた「確認工数の多さ」です。
立替精算は出張者の負担も大きいですが、その都度精算のチェックをする管理部門の負担も大きいです。ビジネスカード決済での運用もしていますが、立替はなくせても入力して申請、確認を行う工程は中々削減できない状況がありました。
確認・承認を行う側としては、こうした精算業務の工程も簡単にしたいという思いがあり、法人一括精算が出来るサービスを探すようになりました。

２.導入の決め手

ーその運用方法からピカパカ出張DXの利用を検討したきっかけは何でしたか？

福田様：出張管理の課題を解消しようと色々なサービスを調べているタイミングで、ピカパカさんを紹介いただきました。

３.導入後の感想

ー導入時、どのように社内周知・運用ルールを展開しましたか？

福田様：複数拠点のメンバーのアカウントを一括で登録し、マニュアルを全体に共有しました。操作に関する問い合わせは特になく、直感的に操作が出来るのでスムーズに社内運用に乗せられたと思います。

ー導入前の課題は解決されましたか？

福田様：管理部門の確認・承認工程は楽になりました。
出張に関しては私自身が行くことは少なくなりましたが、現在の営業メンバーには経済的面でも手間の面でも当時のような負担をかけずにいられていると感じています。

ーピカパカ出張DXに触れた時の印象や感想はありましたか？

福田様：主な目的は立替精算の削減でしたが、航空券で比較検索ができるなど手配の操作のストレスが少ないことも印象的でした。出張先によっては、どの航空会社が就航しているか等調べなければいけない手間もあったので、そうした手間が省けるのはとても良いと思います。

ー今後ピカパカ出張DXに改善して欲しい点や期待することはございますか？

福田様：細かい部分にはなりますが、管理部門が主に使うアカウント管理メニューがより見やすい所にあると助かります。

ー最後に、「ピカパカ出張DX」を検討されている方に一言お願いします。

福田様：管理部門の目線としては、出張データの抽出や記録の突合も簡単に行えて便利に使わせていただいています。精算関連の業務についてグッと楽になりました。企業ごとの要望にも対応いただけるので、出張管理にお困りの企業はぜひ一度相談していただければと思います。

※記事の内容は取材当時の情報です。