年間200万円のコスト削減、業務工数も5割削減へ。
航空券予約の“横断検索”で変わる出張管理

タビオ株式会社

１.導入前の課題

ー出張手配や管理は、どのようなフローやツールを使って行われていましたか？

当時は、社員一人ひとりにコーポレートカードが付与されていなかったため、出張費用の多くは「個人立替」が中心でした。新幹線の利用では「ビジネスえきねっと」や「エクスプレスカード」を使うこともありましたが、飛行機については立替精算が必要となり、管理部門や社員に大きな負担がかかっていました。
また、一部では管理部門が代理で手配を行うケースもあり、その分の工数も発生していました。さらに、導入していた大手旅行会社の法人用ツールは、利用できる航空会社の選択肢が限られており、利便性やコストの面で十分とは言えませんでした。結果として、精算業務に手間がかかる上に、出張コストを最適化できないという課題を抱えていたのです。

２.導入の決め手

ーそのような課題がある中で、導入検討を開始したきっかけは何でしたか？

こうした状況を改善するため、2017年頃から出張管理システムの切り替えを検討し始めました。特に課題となっていた「航空券の個人立替負担」を軽減し、会社払いに切り替えることで業務効率を高めることが大きな目的でした。

当初は大手旅行会社の法人ツールを検討しましたが、費用面の負担が大きいことから導入を見送りました。その後、複数のツールを比較検討する中で、ピカパカ出張DXが候補に上がりました。

ーピカパカ出張DXの導入の決め手を教えてください。

ピカパカ出張DXは、既存ツールと比較して年間150万〜200万円のコスト削減が見込めることに加え、JAL・ANA以外の航空会社も選択肢に含まれるため、社員にとって利便性が大きく向上すると期待されました。
「コスト削減」と「選択肢の広さ」の両立により、社員の負担軽減と管理部門の効率化を同時に実現できると判断し、導入を決断しました。

3.導入後の効果とご感想

ー実際に、コスト削減を実現することはできましたか？

実際に導入後は、大幅なコスト削減を実現できました。従来は大手航空会社に限定されていたため柔軟な選択ができませんでしたが、ピカパカ出張DXでは LCCやMCC※など幅広い航空会社を横断的に検索・比較できるようになったことが大きな要因です。出張者自身が予算に応じて最適な航空券を選べるようになり、コスト面での効果は非常に大きいと感じています。
※LCC（格安航空会社）、MCC（中堅航空会社）

ー業務効率化に関しても実現できましたか？

業務工数についても改善が見られました。大手旅行会社の法人システムを利用していた頃に比べると、出張者手配がメインとなり、管理部門の代理手配が軽減され、処理にかかる時間が4〜5割程度削減された体感があります。煩雑だった精算や手配に関する業務がスリム化され、管理部門の負担軽減にもつながっています。

ー導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

個人立替をしなくて済むのが最大のメリットです。
また、出張費用を一括で会社精算できるので、社員にも経理にも優しい仕組みだと思います。特に大人数での出張手配・管理に課題を感じている企業様には、ぜひおすすめしたいです。

※記事の内容は取材当時の情報です。