現在進行形で従業員の利用を促進中！
営業も経理も満足した出張手配方法とは？

株式会社エクミス

１.導入前の課題

ー現在のご出張状況に関して教えてください。

Aさん：弊社は、国内で数多くの取引先を抱える企業で、営業担当者が頻繁に出張を行っています。営業担当者は月に4回、1回あたり4～5日間の出張があり、国内航空券や新幹線を利用しています。

ーピカパカ出張DX導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

Bさん：以前は他の旅行会社を利用して出張の手配を行っていましたが、いくつかの課題が浮き彫りになっていました。
１つ目の課題は、きっぷが届くのが遅く、対応がギリギリになってしまうことが多かったことです。
余裕をもってチケットは渡しておきたかったのですが、直前でバタバタするケースが発生しておりました。
２つ目の課題は、月末月初の忙しい時期は経理担当者が出張者の代わりに予約対応をしていたことです。経理も時間的な余裕がなく、航空券の価格が高騰するタイミングで購入せざるを得ないケースがありました。
出張1件ごとに金額の詳細や目的をまとめる必要があり、手間がかかりました。これにより、本来の業務を中断せざるを得ない状況が続いてしまっておりました。

２.導入の決め手

ーその運用方法からピカパカ出張DXの利用を検討したきっかけは何でしたか？

Bさん：出張の手配や管理の効率化を進めるため、システム切り替えを検討していたところ、ピカパカさんの営業担当さんがいらっしゃってご紹介していただきました。出張関連のプロセスを簡素化し、業務の効率化ができるのではないかと期待できたので導入に至りました。

３.導入後の感想

ーピカパカ出張DXに触れた時の印象や感想はありましたか？

Aさん：以前は、出張が終わった後に立替精算の書類を作成し、領収書を経理に提出する必要がありました。しかし、それがすべて不要になったことで、精神的なストレスも減りました。経理から催促の連絡が来ることもなくなり、業務に集中できる環境が整いました。

Bさん：以前は出張者に領収書の提出の確認作業やリマインドするだけでかなりの時間を取られていましたが、その時間がほぼゼロになりました。経理担当者は本来の業務に集中でき、部署全体の効率が向上しています。さらに、出張者にチケットを取ってもらうことで運用がスムーズにもなりましたし、航空券の価格が高騰するタイミングを避けることができ、コスト削減にもつながっています。

ー今後の展望はありますか？

Bさん：これまで経理や営業担当者が抱えていた負担が大きく軽減されました。結果として、全社的に業務効率が向上し、無駄なコストを削減できたのは大きな成果です。さらに多くの従業員が利用できるよう導入範囲を広げ、ツールを最大限活用していきたいと考えています。

編集者あとがき

「ピカパカ出張DX」は単なるツールではなく、働き方そのものを変える可能性を秘めたソリューションです。出張者も管理部門も「楽」になれるこの仕組み、ぜひご検討されてはいかがでしょうか？

※記事の内容は取材当時の情報です。