働き方改革の一環としてDX化の推進。
総務と出張者の工数削減を成功させた方法。

１.導入前の課題

ーピカパカ出張DXの導入前はどのような運用方法で出張手配・管理をされてましたか？

航空券・ホテルは、不正がないように総務で予約を取るというフローを取っていたので、チェックインの時間や理想の場所など出張者へのヒアリングに時間がかかっておりました。
新幹線や急な出張で発生した商材の予約は、個人で立替ておりましたので、費用の負担や毎月の経費精算の面倒な作業などマイナスなことばかりでした。
法人カードも使えましたが管理職者のみ利用を許可していたので、最終的に出張者全員の予約・支払い管理するのがとても大変でしたね。

ーその運用方法からピカパカ出張DXの利用を検討したきっかけは何でしたか？

業務の効率化を力をいれていた時期があり、その中で出張手配も管理を一元管理したくサービスを検討しました。当時は直接公式サイトから予約していたので、請求書はバラバラでした。一枚にまとめられたらな…という総務の理想はずっとありました。

２.導入後の感想

ー導入時、どのように社内周知・運用ルールを展開しましたか？

月に1回営業担当者との定例会議があるため、ピカパカ出張DXの導入月にアカウント案内や操作を説明しました。後は、実際に予約してもらい、不明点があれば都度聞いてもらうようにしていました。

ー導入前の課題は解決されましたか？

出張者が自分で探して、好きな商材を自由に予約できるのでストレスフリーに運用できています。
また、スマートフォンからも予約できるので、移動しながら、時間かけずに予約できることはとても嬉しいですね。営業担当は、パソコンを持ってあまり移動しないのでとても助かります。分かりやすいデザインなので、操作は苦労なく・営業担当者からの問い合わせもありません。

ー他にもピカパカ出張DXを導入したことで感じるメリットはありますか？

導入前は出張者がきちんと予約を取っているか、個々へ連絡・確認していたので非常に効率が悪く大変でした。
ピカパカ出張DX導入後は管理側で、航空券やホテル、新幹線など予約状況を１つの画面で確認ができるので、利用状況が可視化され、月の出張費用の確認もでき、管理面でとても効率化が図れました。

３.最後に

ー今後の展望をお聞かせください。

出張者により利用する金額がバラバラなのが利用履歴より分かってきました。出張コストを抑えることを第2フェーズとして考えております。現状、金額が違う要因として、JALやANAなど大手航空会社の利用率が多い為、スカイマークなどの中堅航空会社やジェットスターなどの格安航空会社の利用を推進する様な設計をして、コストの適正化を推進したいと考えております。ピカパカ出張DXなら、航空会社の取扱数が多く、横断的な比較検索が出来る為、実現可能かと思います。

ー最後に「ピカパカ出張DX」導入を検討している企業さまへメッセージをお願いします。

出張手配を効率化するだけではなく、「いつ・誰が・どこで・どのくらい利用した」の詳細が請求書で送られてくるので、一目で把握することが便利です。管理画面からは月中のおおよその出張費も確認出来き、更に立替精算から法人一括請求に変わったので、不正防止やガバナンスの強化をされたい企業様などにもおすすめします。

※記事の内容は取材当時の情報です。