COLUMNピカパカ出張DXコラム
新幹線を法人予約するメリット5つ｜出張費削減と業務効率化のコツ
新幹線を使った出張の際、予約は従業員の個別アカウントで行い、立て替え精算になっていませんか？手配が個人任せになると、出張費の不透明化や、煩雑な精算業務による工数増大が避けられません。 法人予約へ切り替えれば、法人限定の割引料金が適用されるだけでなく、全社の利用データを一元管理し、会社一括請求に集約できます。本記事では、法人予約のメリットや主要サービスの比較、切り替えによるコスト削減効果を詳しく解説します。
この記事の目次
新幹線を法人予約する5つの大きなメリット
新幹線の出張手配を個人任せの予約から「法人予約」へと切り替えることで、目に見える「チケット代」だけでなく、目に見えない「事務コスト」を大幅に削減できます。導入によって得られる5つの大きなメリットを解説します。
1. 割引料金で直接的なコスト削減
新幹線の法人予約を利用すれば、通常料金よりも安価なレートでの予約が可能になります（一部対象外路線、期間設定あり）。1回の出張で数百円〜数千円の差でも、全社員が年間を通して利用すれば、累積で大きな経費削減に直結します。
2. 立替払いと精算業務の負担を解消
法人一括請求書払い（後払い）となるため、出張者が高額なチケット代を立替える必要がなくなります。また、帰社後に行っていた面倒な領収書の整理や精算システムの入力作業も不要になり、業務に集中できる環境が整います。
3. 出張者の利用実績をデータで把握
法人予約に集約することで、「誰が・いつ・どの区間を利用したか」を管理画面で即座に確認できるようになります。利用実績が自動でデータ化され、出張状況の透明化とコスト分析が容易になります。
4. 変更・キャンセルが直前までオンラインで完結
近年は新幹線チケットのチケットレス化が進んでいます。チケットレスで手配できる路線なら、急な予定変更もスマホやPCからその場で対応可能です。「チケットレスなら変更手数料が無料」になるプランが多く、出張時の利用には最適です。※変更・キャンセル期限や料金は各サービス会社の規程により異なります。
5. 領収書管理・精算書類からの解放
管理部門にとってもメリットはあります。法人予約サービスに集約することで、出張者がバラバラに持ってくる大量の領収書を一枚ずつチェックする処理に追われることがなくなります。領収書の紛失や不備への対応といった事務負担を解消し、経理業務の効率化を実現します。
監修者:勝間
新幹線の法人予約は、単に「安くなる」こと以上に、「精算という非生産的な時間を削減にする」ことに大きな価値があります。
主要な3つの新幹線法人予約サービス
JR各社が提供する主要な3つの法人向けサービスを比較します。それぞれ対象路線、契約条件（最低利用額の基準）などが大きく異なるため、自社の規模に合っているか確認してみましょう。
ビジネスえきねっと
JR東日本が提供する、東日本・北海道エリアの予約に特化したサービスです。JR東日本と直接契約することはできず、出張手配サービス会社や旅行会社との手続きが必要で、それぞれの会社により対象路線や割引の範囲が異なるのが特徴です。
| 対象路線 | 東北・北海道、上越、北陸、山形、秋田新幹線など |
|---|---|
| 入会・契約方法 | JR東日本と法人の直接入会・契約は不可となっています。 導入には、出張手配サービス会社（BTM）または旅行会社経由での契約が必須です。 |
| 入会に必要な最低利用額 | 契約先の出張手配サービス会社または旅行会社により異なります。詳細は各社へのお問い合わせが必要です。 |
エクスプレス予約
JR東海が提供するエクスプレス予約は、東海道・山陽・九州新幹線を頻繁に利用する企業向けのサービスです。交通系ICと連携すればチケットレスで新幹線を利用することができ、また座席指定がシートマップをみながらオンラインでできるのが嬉しいポイントです。
| 対象路線 | 東海道・山陽・九州新幹線（東京～鹿児島中央） |
|---|---|
| 入会・契約方法 | 公式サイトまたは出張手配サービス会社から申し込みます。利用には「JR東海エクスプレス・カード」への入会が必要となり、クレジットカード会社の審査があります。 |
| 入会に必要な最低利用額 | 選択するプランにより異なります。年間利用金額が「基準無し」「年間150万円以上」「300万円以上」「500万円以上」など、利用規模に応じた5つの法人プランがあります。 |
e5489コーポレートサービス
JR西日本が提供する、四国・九州エリアを広くカバーする法人向け予約システムです。九州エリアの出張が多い企業におすすめです。通常のきっぷに加え、インターネット予約「e5489」で取り扱うトクトクきっぷ（一部除く）の予約ができます。
| 対象路線 | 山陽・九州・北陸新幹線、特急列車など |
|---|---|
| 入会・契約方法 | 公式サイトまたは出張手配サービス会社から申し込み。審査があるほか、契約にあたって「担保」が必要になります。 |
| 入会に必要な最低利用額 | 年間総利用額が150万円以上、かつ1人あたりの年間利用額が3万円以上 |
新幹線はどのくらい安くなる？エクスプレス予約で検証
JR東海の「エクスプレス予約」には、年間利用額に応じてプラン、割引率が異なります。ここでは参考として「Ｅ予約専用」と「Ｅ予約専用ライト」のプランでどれだけ割引になるかを紹介します。主要区間の通常料金（のぞみ・みずほ指定席）との差額を比較してみましょう。
| 区間（片道） | 通常料金 | Ｅ予約専用ライト （年間利用額150万～） |
Ｅ予約専用 （年間利用額300万円〜） |
||
|---|---|---|---|---|---|
| 料金 | 割引額 | 料金 | 割引額 | ||
| 東京・品川 ー 名古屋 | 11,300円 | 11,100円 | ▲200円 | 10,880円 | ▲420円 |
| 東京・品川 ー 新大阪 | 14,720円 | 14,520円 | ▲200円 | 14,230円 | ▲490円 |
| 新大阪 ー 博多 | 16,020円 | 15,820円 | ▲200円 | 15,640円 | ▲380円 |
| 新大阪 ー 鹿児島中央 | 24,360円 | 24,160円 | ▲200円 | 23,980円 | ▲380円 |
※上記は通常期の価格・割引額です。路線、時期、契約形態によって割引の適用および割引率は異なりますので、詳細は各社にお問い合わせください。
※2025年4月1日以降の価格に基づいています。
年間300万円以上、新幹線を使っている企業は「Ｅ予約専用」を利用すると東京－新大阪間では片道490円の割引となり、社員全体、年間で換算すると大きなコストダウンになります。ぜひ検討してみましょう。
新幹線を法人予約するデメリット・注意点
多くのメリットがある新幹線の法人予約ですが、企業がJR各社と直接契約し、自社のみで運用しようとする場合には、いくつか注意点やデメリットが存在します。
- 契約・管理の手間が煩雑：
JR東日本、JR東海、JR西日本など、利用エリアごとに各社と個別に契約を交わす必要があり、導入までの事務手続きに多大な時間がかかります。 - エリアをまたぐ予約が困難：
「東京から博多」のように複数のJR管轄をまたぐ場合、それぞれの予約システムを使い分けなければならず、二度手間が発生します。 - 高い導入ハードル：
前述の通り、一定以上の年間利用額（150万円〜など）や、法人カードの発行、保証金（担保）の差し入れが条件となるケースが少なくありません。 - ホテル予約と出張データが分かれる：
新幹線の予約はできても、宿泊先は別途手配が必要なため、結局「移動と宿泊」のデータがバラバラになり、管理工数は減りきりません。
監修者:勝間
企業が個々でJR各社と直接契約し、「エリアごとのシステム使い分け」や「複雑な利用基準」を理解し運用を行うのは、管理部門にとって実は負担となります。
こうした煩雑な手間を一掃し、全国の新幹線・航空券・宿泊を一元管理できる「出張手配サービス（BTM）」の活用が、現在のDX推進においては最も現実的な選択肢です。
新幹線の法人予約ができる出張手配サービスは？
新幹線の法人予約を利用するなら、出張手配サービス（BTM）がおすすめです。中でも、新幹線予約の利便性と管理機能の高さで選ばれている「ピカパカ出張DX」を紹介します。
ピカパカ出張DXなら新幹線予約も簡単・スマート
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ピカパカ出張DXは、日本の主要な新幹線・特急列車の予約に対応しています。JR東日本・東海・西日本といった管轄を意識することなく、一つの画面で検索から予約することができます。
- ✅ 一つのシステムで予約：日本の主要路線の検索・予約が可能。エリアごとのシステム使い分けは不要です。
- ✅ 柔軟なチケット受取方法：チケットレス乗車はもちろん、きっぷの駅受取や職場への配送にも対応。
- ✅ 一括請求で立替払い不要：新幹線代、航空券、宿泊代がすべて会社へ一括請求で社員の立て替えは不要です。
- ✅ 出張データ連携で可視化：予約と同時に社員の出張データが蓄積され、「誰が、いつ、どこに」を管理しやすい。
- ✅ 精算・支払い業務削減：新幹線はもちろん、宿泊代などもまとめて一括で支払うことができます。
新幹線も、ホテルも、一括管理。
バックオフィスの負担を最小限に。
新幹線の法人予約に関するよくある質問
Q. 新幹線の法人予約を利用するには、まず何をしたらいいですか？
Q. 新幹線のチケットはどうやって受け取れますか？
Q. 新幹線とホテルを一緒に予約することはできますか？
まとめ：新幹線の法人予約で出張管理をスマートに
新幹線の法人予約を導入する最大のメリットは、チケット代の削減以上に、管理部門と従業員双方の業務効率化にあります。JR各社との直接契約には利用額などの制限がありますが、出張手配サービス会社なら手軽に導入可能です。新幹線・宿泊・航空券を一元管理し、企業の出張管理におけるコストと工数を最適化しましょう。