法人出張にBTM(ビジネストラベルマネジメント)出張管理システムを活用・導入するメリットとは？

 

BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは？

 

ビジネストラベルマネージメント(BTM)とは、企業や組織が従業員などを出張させる際に、交通手段や宿泊施設などの予約・手配・管理を行うことを指します。
ビジネス旅行(出張)は、業務のために長距離を移動することが多く、交通手段や宿泊施設の選定や予約、費用の管理などが複雑であり、従業員がスムーズに出張を行うためにはそれなりの経験値や海外出張に関しては専門知識や技術が必要になるケースが発生します。
ビジネストラベルマネージメント(BTM)と呼ばれる出張管理システムを社内に導入することにより、ビジネス旅行(出張)コスト削減や安全性の確保、旅程の最適化などが図られることで、企業全体の出張手配業務の効率や出張者及び管理部門の生産性向上につながるとされています。

出張管理システム ビジネストラベルマネージメントを導入するメリットは？

1.出張コストの削減

ビジネストラベルマネージメント(BTM)を導入することで、交通手段や宿泊施設の予約を一元的に管理し、割引適用や交渉力を活かすことができます。また、従業員の不正利用や過剰な旅費などを防止することもできます。

2.出張における安全性の確保

ビジネストラベルマネージメント(BTM)により、従業員の旅程や滞在先などを管理することができます。これにより、危険地域への不要な渡航や、安全面で問題のあるホテルの利用を防止することができます。

3.出張スケジュールの最適化

ビジネストラベルマネージメント(BTM)は、従業員のスケジュールや業務内容を考慮した上で、最適な旅程を提案することができます。これにより、旅程の時間効率化やストレス軽減、生産性の向上などが期待できます。

4.業務効率の向上

ビジネストラベルマネージメント(BTM)により、手動での予約や手配作業を省力化し、従業員の負担軽減や時間の節約ができます。また、各種手続きや書類作成、経費の精算などの業務を自動化することで、業務効率の向上が期待できます。
以上のように、ビジネストラベルマネージメントは企業にとって、業務効率の向上やコスト削減などの大きなメリットがあることがわかります。

出張管理システム導入におけるデメリットは？

初期投資がかかる

ビジネストラベルマネージメントを導入するには、システム導入やコンサルティング、社内教育などの初期投資が必要になります。特に中小企業などにとっては、初期投資費用が負担になる場合があります。

システム運用費用

ビジネストラベルマネージメントシステムの運用には、システムメンテナンスや更新、セキュリティ対策などの費用が必要になります。これらの費用が、コスト削減効果を上回る場合もあります。

出張フローの変更

ビジネストラベルマネージメントの導入により、業務フローが変更される場合があります。これにより、従業員の負担や混乱が生じることがあります。 

カスタマイズの難しさ 

ビジネストラベルマネージメントシステムは、企業ごとに異なる業務フローに対応するために、カスタマイズが必要な場合があります。このカスタマイズ作業には、専門知識やスキルが必要であり、作業が難航する場合があります。
以上のように、ビジネストラベルマネージメントの導入には、初期投資費用やシステム運用費用、業務フローの変更やカスタマイズの難しさなどのデメリットがあることがわかります。

BTM(ビジネストラベルマネジメント)の選び方

社内の課題に合わせる

まずは社内で出張に際してどの程度の人が関わっているのか、どれほどの目に見えない労力がかかっているかを把握することがとても大事です。
企業規模が大きくなればなるほど企業の内部統制や業務フローの制度に加え、社内稟議など出張以外に付随する業務も伴って増えていくかと存じます。
本来であれば本業務に使えるはずの時間を出張準備に費やしている場合には出張手配の簡素化が必要です。
BTMを導入することで目に見えにくい間節コストの可視化、間節コストを下げる取り組みに目を向けることができます。

具体的にコストを試算してみる

ビジネストラベルマネージメント(BTM)を導入することでシステム利用料のランニングコストが発生します。
一方でシステムを経由して予約をした方が旅費自体(直接コスト)が下がるケースもございます。
導入までに過去の実績からきちんと年間出張費を見積もり、ビジネストラベルマネージメント(BTM)を導入してもコストが少しでも下がる場合には逆に導入の追い風になるでしょう。

関係者の理解を得る

企業統制やコーポレートガバナンスを踏まえると出張を要する企業はBTMを導入すべきなのですが、どうしても出張者の声が大きい場合に管理部側で仕組みをなかなか導入することが出来ないといった声も耳にします。
システム導入にはこういった現場の声にも耳を傾けながら会社のあるべき姿を説明すること。経費が浮くことで社員に何かしらの還元が生まれるなどの説明が必要になってきます。

BTM(ビジネストラベルマネジメント)で出張の合理化を 

BTMについてメリット・デメリットを紹介してきましたが基本的にはプラスに働く傾向性が非常に強いサービスになっています。
是非、この機会にビジネストラベルマネージメント(BTM)の検討をしてみて下さい。 

ビジネストラベルマネージメント(BTM)をサービス展開している企業

SAP Concur

ビジネストラベルマネージメントシステム「Concur Travel and Expense」を提供しており、グローバル企業でも多くの導入実績があります。

JTBビジネストラベルソリューションズ

ビジネストラベルマネージメントのコンサルティングからシステム開発・導入、運用・保守までをワンストップで提供しており、国内トップクラスの実績があります。

ピカパカBTM

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コスト削減は直接コスト、間節コストの2種があり目に見えにくい間節コストの効率化はとても重要な内容になります。
コロナ渦でオンライン商談が発達したとはいえ、ビジネスチャンスを最大化するのは対面商談です。
出張自体をオンラインに寄せて直接コストを削減していくよりも、いかにビジネスチャンスを最大化するかに重きを置き出張コストを最小化する努力をしていくことがとても大切です。
BTMはこうした相反する企業の要求に応え、ビジネスに必要となる出張をシームレスなものとしつつ仕組みで業務効率化し、コスト削減を実現する法人向けのサービスです。